Áp dụng Chỉ số hoạt động chính (KPI) tại TRAPHACO

Công ty CP TRAPHACO tiền thân là Tổ sản xuất thuốc thuộc Công ty Y tế Đường Sắt, thành lập ngày 28 tháng 11 năm 1972. Đến năm 2000, Công ty chuyển đổi hoạt động theo mô hình công ty cổ phần và bắt đầu sử dụng tên Công ty Cổ phần TRAPHACO từ năm 2001. Sản phẩm và dịch vụ chính của TRAPHACO gồm: thuốc, thực phẩm chức năng và mỹ phẩm với hơn 200 sản phẩm thuốc, thực phẩm chức năng được phép lưu hành tại Việt Nam; Hơn 40 sản phẩm được cấp phép lưu hành xuất khẩu. Trong đó sản phẩm từ dược liệu chiếm hơn 70% doanh thu với một số sản phẩm nổi tiếng trên thị trường từ nhiều năm nay như: chùm sản phẩm Hoạt huyết dưỡng não - Cebraton, Boganic, chùm sản phẩm Sáng mắt, chùm nước súc miệng T-B…
 
Để lớn mạnh và trưởng thành như hôm nay, TRAPHACO đã xác định nguồn nhân lực là nguyên khí của công ty, là nguồn động lực và là mục tiêu lớn của doanh nghiệp. Công ty có kế hoạch chú trọng chăm lo đội ngũ lao động, coi trọng việc phát huy nhân tố con người, là yếu tố quyết định cho sự phát triển thành công của Công ty. TRAPHACO rất chú trọng công tác đào tạo và đào tạo lại khoc học kỹ thuật và nghiệp vụ quản lý có hiệu quả cho CBCNV toàn công ty nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển của công ty.
 
Với nguồn nguyên liệu xanh – sạch, công nghệ xanh – thân thiện môi trường, công ty cổ phần TRAPHACO đã và đang thực hiện chiến lược “Con đường sức khỏe xanh” mang tính thời đại góp phần phát triển nền kinh tế xanh. Chiến lược này sẽ tạo ra một bước ngoạt lớn, một cuộc bứt phá ngoạn mục để TRAPHACO trở thành một tập đoàn kinh tế lớn, một thương hiệu mạnh trong ngành dược phẩm không chỉ của Việt Nam mà cả trên thế giới.

Những sản phẩm nổi tiếng của TRAPHACO
 
Trong suốt quá trình phát triển, Công ty luôn chú trọng các hoạt động nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới, cùng với đó là lựa chọn và áp dụng các hệ thống quản lý tiên tiến, công cụ cải tiến năng suất nhằm tối ưu hóa các quá trình sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm và các quá trình dịch vụ đối với khách hàng: Từ năm 1999, Công ty đã đạt chứng nhận GMP – ASEAN, đến năm 2006 đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Từ năm 2007 đến nay đã được chứng nhận GMP -WHO. Sau đó là ISO 14001, GDP, Chứng nhận Thực hành tốt 5S và áp dụng KPI vào quản lý, điều hành doanh nghiệp từ năm 2015.
 
KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator, tiếng Việt được gọi là Chỉ số hoạt động chính hay Chỉ số hiệu suất cốt yếu… Đây là một công cụ quản lý, được sử dụng để theo dõi, đánh giá mức độ thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Qua hệ thống KPI, doanh nghiệp sẽ nhận diện được những chỉ số quan trọng đối với việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Đồng thời, qua hệ thống theo dõi, giám sát các chỉ số cốt yếu (KPI), doanh nghiệp sẽ luôn nắm bắt được tình hình, diễn biến các hoạt động để từ đó có các hành động kịp thời nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu, chiến lược đã thiết lập.
TRAPHACO triển khai KPI với các giá trị căn bản là giúp doanh nghiệp triển khai mục tiêu chiến lược một cách nhất quán, kết quả các hoạt động được đo lường bằng các con số, thời gian hoàn thành cụ thể. Từ đó sẽ đánh giá được "sức khỏe" của doanh nghiệp, đưa ra các quyết định chính xác, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững. KPI còn là một công cụ hữu hiệu để thực hiện giao việc và quản lý công việc theo mục tiêu (SMART). KPI còn giúp cho nhà quản lý có cơ sở để đánh giá, phân tích và ra quyết định liên quan tới kết quả và hiệu quả công việc, là cơ sở giúp cho nhà quản lý ra quyết định chính xác. Từng nhân viên nắm được tiến độ và chất lượng công việc của mình qua hệ thống theo dõi. Việc đánh giá thông qua KPI là khách quan và công bằng.
 
Dự án KPI tại TRAPHACO được xây dựng dựa trên nền tảng mối quan hệ sâu sắc với mô hình quản lý BSC -Thẻ điểm cân bằng và KPI. Công ty bắt đầu bằng việc thực hiện các khóa đào tạo cần thiết theo Kế hoạch dự án để đảm bảo cung cấp đủ các nhận thức, kiến thức và các vấn đề thực hành cần thiết cho việc thiết lập, thực hiện, áp dụng KPI; xây dựng hệ thống báo cáo KPI; đánh giá, cải tiến và duy trì Hệ thống chỉ số đánh giá hoạt động chính – KPI. Dự án được thiết lập kế hoạch tổng thể và chi tiết, triển khai và kiểm soát các hạng mục công việc ở từng giai đoạn của Kế hoạch tổng thể dự án để đảm bảo tiến độ và mục tiêu đặt ra.
 
Để điều hành dự án KPI, Công ty đã thành lập Ban chỉ đạo dự án và phân công cụ thể để thực hiện dự án. Trong đó, trách nhiệm của lãnh đạo công ty là phê duyệt KPI công ty; có ý kiến chỉ đạo quyết liệt các bộ phận hoàn thiện xây dựng KPI tại các cuộc họp giao ban hàng tháng; chỉ đạo giải quyết các vướng mắc nội bộ khi thực hiện KPI; và dự họp với Ban KPI để có ý kiến chỉ đạo vào kỳ họp tổng kết, đánh giá từng giai đoạn. Đối với các bộ phận: Các trưởng bộ phận có trách nhiệm trực tiếp tham gia vào dự án để triển khai, đánh giá có hiệu quả; Hoàn thành các KPI cho các vị trí làm việc theo đúng yêu cầu; Phổ biến các KPI đã được xây dựng cho tất cả nhân viên để có được sự ủng hộ tích cực; và Hỗ trợ tích cực cho dự án. Với vai trò đầu mối, Ban dự án có trách nhiệm: Làm việc với các bộ phận để thống nhất được các mẫu, các hệ thống đánh giá, đảm bảo phù hợp cho từng vị trí công việc; Hướng dẫn cách thức đánh giá hiệu quả công việc cho các bộ phận; và Đôn đốc các phòng thực hiện theo đúng tiến độ.
 
Sau khi xây dựng bản đồ chiến lược và các mục tiêu, Ban dự án và các phòng ban liên quan xây dựng hệ thống KPI để kiểm soát quá trình theo các bước sau:
  • Xác định các yếu tố thành công then chốt (CSF): Thiết lập các CSF quan trọng để đạt được mục tiêu chiến lược. Ban KPI đã thảo luận và đưa ra được trọng tâm chiến lược cho năm 2014. Kết quả các đợt thảo luận đã đưa ra được 2 trọng tâm chiến lược, đó là: 1/ Hoạt động hiệu quả và 2/ Sản xuất linh hoạt. Dựa trên trọng tâm chiến lược, nhóm sử dụng phương pháp thảo luận nhóm và biểu đồ tương đồng xác định được các mục tiêu chiến lược.
  •  Thiết lập các chỉ số đo hiệu quả: Trên cơ sở các CSFs, xác định các KPI và lựa chọn từ 8-10 KPI cốt lõi nhất để kiểm soát theo từng tháng.
  • Xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống KPI.
  • Thiết lập hệ thống báo cáo KPI và KRIs định kỳ (tháng, quý, năm): Dashboard Công ty; hệ thống báo cáo phân cấp, Ban điều hành và HĐQT.
  • Phương pháp nhận biết vấn đề và hành động khắc phục dựa trên theo dõi các chỉ số KPI: Hướng dẫn các công cụ nhận biết và giải quyết vấn đề.
Bên cạnh việc triển khai KPI ở cấp Công ty và cấp phòng ban, TRAPHACO cũng đã ứng dụng các chỉ số này vào đánh giá hiệu quả công việc. Quá trình triển khai gồm các bước như sau:
  • Hoàn chỉnh bộ tài liệu làm cơ sở xây dựng KPI gồm Bộ tài liệu mô tả công việc và yêu cầu năng lực hoàn chỉnh cho các vị trí.
  • Thiết lập KPI cho từng vị trí (tiêu chí hoàn thành công việc): Bộ KPI cho các vị trí làm việc được phê duyệt.
  • Thiết lập hệ thống đánh giá năng lực và hiệu quả công việc: Mẫu đánh giá, phương pháp đánh giá, hướng dẫn đánh giá.
  • Ứng dụng chỉ số hiệu quả công việc KPI và năng lực của nhân viên trong hệ thống lương, thưởng: Hệ thống thù lao dựa trên kết quả hoàn thành KPI.
Kết quả Dự án KPI tại TRAPHACO sau hơn 10 tháng triển khai

Trong buổi tổng kết đánh giá dự án, TRAPHACO khẳng định rằng Hệ thống chỉ số đánh giá hoạt động chính - KPI đã đem lại kết quả thiết thực cho doanh nghiệp. Bên cạnh những kết quả đạt được về mặt định lượng, áp dụng KPI còn tạo ra được một phương thức làm việc chuyên nghiệp; các hoạt động trọng yếu được kiểm soát và tạo nên văn hóa cải tiến ở các cấp độ trong Công ty. Đối với quản trị doanh nghiệp, KPI tác động vào công tác quản lý như sau:
  • Các quyết định được thực hiện nhanh hơn khi có các báo cáo KPI hàng tháng, hàng quý, số liệu trực quan hơn và được cập nhật;
  • KPI có thể giúp khâu quản lý nhận biết nhanh thành quả của tổ chức, phòng ban, nhân viên của mình để từ đó có hướng khuyến khích tạo động lực cho nhân viên;
  • KPI giúp toàn bộ nhân viên thấy được bức tranh tổng thể về những nhân tố quan trọng tạo sự thúc đẩy nhằm đạt được mục tiêu chung của công ty;
  • Tạo được nhận thức và bổ sung kiến thức về Hệ thống chỉ số đánh giá hoạt động chính KPI cho ban dự án KPI công ty: từ mức độ hiểu về BSC/KPI tiến đến việc ứng dụng KPI vào công tác đánh giá hiệu quả hoạt động của từng cá nhân, bộ phận và toàn công ty;
  • Thông qua hệ thống KPI, chiến lược công ty có thể chuyển thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên; Đo lường được sự đóng góp cụ thể của từng cá nhân, bộ phận trong thành quả hoạt động của toàn công ty; tạo được cơ chế khen thưởng và công nhận thành tích đến từng cá nhân, bộ phận;
  • Động lực làm việc của nhân viên được cải thiện đáng kể và điều này được thể hiện qua ý thức, thái độ cũng như tinh thần làm việc nhóm;
  • Tạo được môi trường làm việc minh bạch, rõ ràng và công bằng; Cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo tiến độ giải quyết công việc, giảm thiểu lãng phí do mất cơ hội gây nên bởi sự phối hợp trì trệ giữa các bộ phận.
Để đạt được những kết qua nêu trên, quá trình triển khai KPI tại TRAPHACO cũng đã gặp không ít khó khăn. Để vượt qua cần có phương pháp triển khai đúng cũng với sự quyết tâm của Lãnh đạo và những người liên quan. Từ những khó khăn và kết quả đạt được, Công ty cũng đã rút ra được những bài học kinh nghiệm như sau:
  • Thành phần ban chỉ đạo dự án: Phải có lãnh đạo doanh nghiệp tham gia làm trưởng ban để điều hành, phê duyệt kịp thời theo tiến độ của dự án;
  • Xác định mục tiêu của công ty trên cơ sở cân bằng các hoạt động của doanh nghiệp;
  • Khi xây dựng mục tiêu của các bộ phận cần có thẩm định của lãnh đạo công ty (phó TGĐ; GĐ chuyên môn phụ trách trực tiếp); Giao mục tiêu phải có sự trao đổi, thỏa thuận, thống nhất và cam kết thực hiện;
  • Việc đánh giá hoàn thành các KPI phải thực hiện đa chiều qua Hội nghị giao ban: Tự đánh; đánh giá chéo; lãnh đạo đánh giá và đánh giá kết luận của TGĐ;
  • Khi đánh giá hoàn thành các KPI cần lưu ý đến: Đơn vị đo lường; phương pháp đánh giá; điều kiện đã có; điều kiện được hỗ trợ. 
  • Sử dụng kết quả đánh giá: Không nên sử dụng điểm KPI để trả lương/thưởng mà sử dụng điểm KPI như một tiêu chí để xét lương/thưởng và để đánh giá năng lực nhân viên từ đó có kế hoạch đào tạo và phát triển họ.
 
VNPI - Tuấn Anh
 

 

Giấy phép số 2915/QĐ-BKHCN - Copyright © VNPI, ghi rõ nguồn khi sử dụng thông tin từ website này. Online: 9 Tổng truy cập: 1.137.338
Hotline: 0912293223