Cập nhật chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 lên ISO 9001:2015 tại Công ty CP Khí cụ điện I

Giới thiệu về doanh nghiệp
 
Công ty cổ phần Khí cụ điện 1 - VINAKIP ngày nay tiền thân là Nhà máy sản xuất Đồ điện, được thành lập từ ngày 11 tháng 01 năm 1967 theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng và đã trải qua một số lần thay đổi tên gọi:
Năm 1967: Nhà máy sản xuất Đồ điện
Năm 1968: Nhà máy Chế tạo Khí cụ điện 1
Năm 1995: Công ty Khí cụ điện 1
 
Thực hiện Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, VINAKIP đã tiến hành cổ phần hoá doanh nghiệp. Tháng 12/2003, phương án cổ phần hoá chính thức được phê duyệt. Theo đó, Công ty Khí cụ điện 1 được chuyển đổi thành Công ty cổ phần Khí cụ điện 1.
 
Cùng với quá trình phát triển, từ cuối năm 2000, VINAKIP đã tiến hành xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002 : 1994, đến cuối năm 2002 chuyển đổi xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000. Đến năm 2010, công ty tiếp tục triển khai ISO 9001:2008 và hiện nay là ISO 9001:2015.
 
Để thoả mãn nhu cầu khách hàng về chất lượng và mẫu mã sản phẩm, VINAKIP đã từng bước đầu tư thiết bị công nghệ hiện đại, nhanh chóng cải tiến và đổi mới sản phẩm, đáp ứng nhanh yêu cầu của thị trường. Điển hình như các thiết bị CNC để gia công chế tạo khuôn mẫu, thiết bị ép phun tự động, thiết bị dập uốn tự động… Năm 2008, công ty đầu tư dây chuyền thiết bị sản xuất dây và cáp điện nhằm cung cấp cho thị trường sản phẩm dây điện chất lượng cao.
 
Với phương châm “sản xuất thân thiện với môi trường”, từ năm 2007 Công ty đã đầu tư xây dựng hệ thống xử lý nước thải, khí thải, cải thiện môi trường làm việc cho phân xưởng mạ, tẩy rửa. Cuối năm 2010, VINAKIP triển khai xây dựng Hệ thống Quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001 : 2010, nhằm kiểm soát, phòng ngừa, giảm thiểu những tác động đến môi trường, tuân thủ các yêu cầu luật pháp, nâng cao hiệu quả sản xuất và giá trị hình ảnh VINAKIP trên thị trường.
 
Là một trong những doanh nghiệp thiết bị điện Việt Nam, VINAKIP luôn tự hào và không ngừng phấn đấu, nhằm tiếp tục cho ra đời các sản phẩm thiết bị điện dân dụng, công nghiệp đa dạng nhất, đáp ứng tốt nhất các tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng - dịch vụ hoàn hảo và thân thiện với môi trường, hướng tới tương lai bền vững.
 
Về lĩnh vực hoạt động kinh doanh, Công ty hoạt động trong 3 mảng lĩnh vực chính: 
-         Sản xuất kinh doanh các thiết bị đóng cắt, điều khiển, chiếu sáng và bảo vệ dòng điện đến 4000A và điện áp đến 35KV.
-         Lắp đặt các thiết bị và đường dây, điện áp đến 35KV
-         Thi công xây lắp cơ sở hạ tầng
-         Xuất nhập khẩu vật liệu điện và thiết bị điện
-         Kinh doanh các vật tư, vật liệu điện và thiết bị phục vụ cho sản xuất, kinh doanh của Công ty.
-         Sản xuất dây và thiết bị dây dẫn.
 

Trụ sở công ty CP Khí cụ điện I VINAKIP tại thị xã Sơn Tây, Hà Nội
Nguồn: VINAKIP
 
Nhu cầu về xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015
Trong xu thế cạnh tranh ngày nay, nhờ đổi mới công nghệ, đầu tư trang thiết bị, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý các cấp và đội ngũ công nhân kỹ thuật các chuyên ngành, sắp xếp và củng cố tổ chức bộ máy hoạt động trong Công ty, Công ty đã được khách hàng tin cậy giao cho nhiều dự án/đơn hàng có giá trị lớn. Tất cả các sản phẩm do Công ty đảm nhiệm thực hiện đều được các khách hàng đánh giá cao về chất lượng cũng như tiến độ. 
 
Tuy nhiên, trong giai đoạn này, Công ty gặp nhiều thách thức, trong đó:
+ Lĩnh vực hoạt động yêu cầu chất lượng sản phẩm cao, cạnh tranh trên thị trường lớn, cần phải tối ưu hóa được năng lực để đáp ứng chất lượng và giá thành;
+ Khách hàng của Công ty đặt ra yêu cầu đa dạng hóa sản phẩm, hệ thống quản lý đòi hỏi phải tiệm cận và tích hợp dần với hệ thống quản lý của khách hàng, tạo ra sự an tâm cho khách hàng;
 
Nhằm đáp ứng các yêu cầu đó, ngoài việc đầu tư dây chuyền công nghệ sản xuất sản phẩm dây điện để đa dạng hóa sản phẩm phục vụ nhu cầu khách hàng, loại bỏ dần những sản phẩm đã hết tuổi thọ hoặc giá trị doanh thu lợi nhuận thấp. Công ty quyết định phải cập nhật, chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống sản xuất theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 áp dụng cho các sản phẩm thiết bị đóng cắt, điều khiển, chiếu sáng và bảo vệ dòng điện.

 Quá trình về cập nhật, chuyển đổi ISO 9001:2015 tại Công ty
Thông tin chung
Thời gian thực hiện dự án trong vòng 6 tháng (từ tháng 6 đến tháng 12 năm 2017). 
Mục tiêu chính là xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 cho hoạt động sản xuất sản phẩm thiết bị đóng cắt, điều khiển, chiếu sáng và bảo vệ dòng điện tại Công ty cổ phần khí cụ điện 1.
 
Đánh giá thực trạng doanh nghiệp
Nhóm tư vấn đã triển khai đánh giá khảo sát để xác định thực trạng của doanh nghiệp so với các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, từ đó xác định các nội dung cần triển khai để cập nhật chuyển đổi Hệ thống quản lý chất lượng. Quá trình đánh giá thực trạng được thực hiện thông qua các phương pháp: Trao đổi và phỏng vấn đại diện lãnh đạo và chuyên viên của từng đơn vị; xem xét và lấy mẫu ngẫu nhiên tài liệu và hồ sơ liên quan; quan sát thực tế nơi làm việc để tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý và các quá trình hoạt động tại các bộ phận/lĩnh vực.
 
Các bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng
Quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty cổ phần Khí cụ Điện 1 được thực hiện theo các bước sau:
- Hướng dẫn Công ty kiện toàn Ban chỉ đạo dự án thực hiện ISO 9000 tại Công ty - chịu trách nhiệm giám sát và đốc thúc việc thực hiện dự án và xác định vai trò, quyền hạn trách nhiệm của Lãnh đạo cao nhất và các vị trí theo yêu cầu của tiêu chuẩn;
- Tiến hành đánh giá thực trạng hệ thống quản lý hiện có so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và so với thực trạng của Công ty hiện nay để xác định bối cảnh của Công ty làm nền tảng triển khai hệ thống QLCL;
- Đào tạo cập nhật những nội dung mới của ISO 9001:2015 (như phương pháp phân tích bối cảnh, tư duy dựa trên rủi ro, quản lý tri thức hay thông tin văn bản…) cho cán bộ nhân viên nhằm nâng cao nhận thức về chất lượng và hệ thống chất lượng để sẵn sàng tham gia vào các hoạt động trong khuôn khổ dự án, đồng thời biết cách triển khai đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn;
- Đào tạo, tư vấn và hỗ trợ nhóm thực hiện dự án của Công ty về kỹ thuật xây dựng hệ thống chất lượng;
- Cùng Ban lãnh đạo và các phòng nhận diện, phân tích, đánh giá và đưa ra phương án xử lý rủi ro cấp độ hệ thống và cấp độ quá trình;
- Làm việc cùng với các cán bộ được phân công trách nhiệm xây dựng các văn bản cụ thể nhằm xác định quy trình công việc và nội dung cần thực hiện;
- Xem xét các văn bản/ tài liệu của hệ thống chất lượng đã được các cán bộ  dự thảo và tư vấn để Công ty có những cải tiến thích hợp, đảm bảo thoả mãn yêu cầu tiêu chuẩn và chất lượng hoạt động. 
- Tổ chức đào tạo và hướng dẫn cho nhóm các cán bộ trực tiếp thực hiện Dự án trong việc áp dụng hệ thống chất lượng tại những khu vực chức năng và phòng ban mà họ phụ trách;
- Theo dõi và xác nhận việc thực hiện và tuân thủ hệ thống chất lượng đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001:2015;
- Đào tạo đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ của Công ty (khoảng 20 người), đảm bảo các chuyên gia này đủ trình độ và kỹ năng đánh giá theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và có khả năng tiến hành các cuộc đánh giá chất lượng nội bộ;
- Tiến hành cuộc đánh giá nội bộ cùng với các chuyên gia đánh giá đã được đào tạo của Công ty để đảm bảo sự phù hợp của Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 và cùng Công ty đề xuất, tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết;
- Tư vấn cho Công ty trong việc lựa chọn Tổ chức Chứng nhận và giúp Công ty tiến hành các thủ tục cần thiết để đăng ký chứng nhận;
- Xem xét kết quả đánh giá của Tổ chức Chứng nhận và giúp Công ty thực hiện các biện pháp khắc phục đối với những vấn đề còn tồn tại cho đến khi Công ty nhận được chứng chỉ ISO 9001:2015;

Kết quả xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
Đánh giá chung về kết quả và lợi ích đạt được
- Nâng cao hình ảnh, uy tín của Công ty trước khách hàng thông qua quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng được duy trì bền vững và cải tiến liên tục từ việc áp dụng ISO 9001:2000 đến cập nhật các phiên bản mới nhất hiện nay (ISO 9001:2015). 
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm cán bộ nhân viên công ty nhờ hiểu rõ sự đóng góp trong việc đạt được mục tiêu chất lượng, có kế hoạch thực hiện mục tiêu rõ ràng khiến cho mọi cán bộ nhân viên cũng như phòng ban chủ động và nỗ lực hàng ngày để đạt được các mục tiêu như hoạch định.
- Kế thừa được tri thức của mọi nhân viên trong Công ty, phát huy thế mạnh của những người có kinh nghiệm thông qua hệ thống quy định toàn bộ những kinh nghiệm và cách thức xử lý công việc được chuyển hóa thành những hướng dẫn công việc và được đào tạo lại cho tất cả các bộ phận liên quan.
- Giảm thiểu rủi ro đối với các hoạt động, đặc biệt là đối với nguyên vật liệu mua vào do khi xây dựng quy trình quản lý hoạt động mua hàng theo ISO 9001:2015, Công ty đã kiểm tra kỹ lưỡng những nhà cung cấp trước khi mua hàng lần đầu tiên và liên tục theo dõi tất cả những lần tiếp theo. Nhờ vậy, Công ty đã sàng lọc và lựa chọn được những nhà cung cấp tốt nhất, giảm thiểu số lần mua hàng hóa nguyên liệu không đạt yêu cầu.

Các kết quả cụ thể
- Đã bổ sung xây dựng mới các tài liệu liên quan đến kế hoạch triển khai mục tiêu chất lượng làm căn cứ thực hiện; quy trình quản lý rủi ro được tích hợp vào các hoạt động/quá trình tạo sản phẩm của Công ty…
- Cải tiến hệ thống quy trình đang có cùng toàn bộ hệ thống biểu mẫu làm chuẩn thống nhất giúp dễ thực hiện, dễ kiểm soát, hạn chế được sai sót cho các bộ phận thực hiện; đặc biệt là các quy trình quản lý hoạt động mua hàng và quy trình sản xuất.
- 100% các sản phẩm sản xuất ra được kiểm soát về mặt chất lượng, đặc biệt là các sản phẩm mẫu thông qua việc xây dựng các bước kiểm soát thành quy trình và được phổ biến thực hiện nghiêm túc.
- Đã tạo lập hướng dẫn công việc và thực hiện kiểm tra, kiểm soát từ vật tư đầu vào cho đến giao hàng. Định kỳ đào tạo cho cán bộ nhân viên các hướng dẫn này.
- Cơ chế nhận biết và xử lý sản phẩm không phù hợp tại các công đoạn được nhận biết rõ ràng thông qua các quy trình/hướng dẫn thực hiện. Giảm được tỷ lệ phế phẩm công đoạn (giảm 60% phế phẩm công đoạn).
- Hệ thống đã được Trung tâm chứng nhận phù hợp Quacert đánh giá cấp chứng chỉ phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001 :2015 trong tháng 01/2018.

Thuận lợi, khó khăn và bài học kinh nghiệm 
Thuận lợi
- Lãnh đạo cam kết thực hiện và cung cấp nguồn lực cũng như có biện pháp huy động sự tham gia của mọi công nhân viên để xây dựng và nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý.
- Toàn bộ cán bộ công nhân viên đều mong muốn đóng góp phần mình vào sự phát triển của Công ty.
- Công ty có nền tảng lâu dài trong việc áp dụng Hệ thống Quản lý chất lượng từ phiên bản năm 2000, việc cập nhật lên phiên bản ISO 9001:2015 sẽ tiếp tục mô hình chuẩn, dễ quản lý, tạo nền tảng phát triển sau này.
 
Khó khăn
- Ngoài hệ thống quản lý chất lượng, Công ty hiện đang áp dụng các hệ thống quản lý khác như quản lý môi trường theo ISO 9001:2015, để triển khai tích hợp các hệ thống đảm bảo hiệu quả, đơn giản, hỗ trợ hệ thống sản xuất thì Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên Công ty đều rất băn khoăn về vấn đề này. Do vậy khi triển khai xây dựng cập nhật hệ thống, Ban lãnh đạo đã cùng với đội ngũ tư vấn thiết kế hệ thống phù hợp, có sự tham gia của đầu mối hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường…, sau khi xây dựng hệ thống xong đã triển khai nhiều hoạt động đào tạo, tuyên truyền, giải thích, thấu hiểu để có thể áp dụng hiệu quả tại công ty; 
- Khi xây dựng tài liệu, Công ty kết nối với khách hàng và nhà cung cấp để hệ thống quản lý chất lượng của Công ty phù hợp với cả hai hệ thống quản lý đó. Tuy nhiên, lúc đầu cả khách hàng và nhà cung cấp đều không sẵn sàng cung cấp thông tin, do vậy gặp khó khăn trong việc hoàn thiện bộ tài liệu như mong muốn.
 
Bài học kinh nghiệm
- Lãnh đạo cần tiếp tục cam kết cung cấp nguồn lực để triển khai hệ thống Quản lý chất lượng;
- Công nhân viên trong quá trình thực hiện cần có nhận thức sâu sắc về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 từ đó khả năng tổ chức duy trì, cải tiến và nâng cao hiệu quả áp dụng. Tăng cường công tác học tập đào tạo, tập huấn, chủ động trong công việc, không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng công việc của mình;
- Thực hiện các hoạt động của hệ thống như đánh giá nội bộ, xem xét lãnh đạo định kỳ (lưu ý duy trì theo đúng quy định tại quy trình, ví dụ : họp xem xét của lãnh đạo thực hiện 3 tháng/lần);
- Tiếp tục duy trì hoạt động của Ban ISO của Công ty nhằm từng bước tổ chức thực hiện hệ thống ngày một hoàn thiện hơn; đặc biệt cần tiếp tục bổ sung kiến thức về hệ thống cho các nhân viên là đánh giá viên nội bộ để việc duy trì và cải tiến hệ thống hiệu quả.

 
VNPI- Vũ Thị Thu Hà
 
 
 
 
 
Đăng ký tư vấn
Bạn muốn đăng ký tư vấn xin vui lòng nhập chính xác email và số điện thoại bạn thường dùng (ở mẫu đăng ký bên dưới):
Giấy phép số 2915/QĐ-BKHCN - Copyright © VNPI, ghi rõ nguồn khi sử dụng thông tin từ website này. Online: 38 Tổng truy cập: 1.981.976
Hotline: 0912293223