Với mục tiêu tạo nguồn nhân lực triển khai thực hành phương pháp cải tiến liên tục Kaizen trong các doanh nghiệp ngành công nghiệp, năm 2020, Viện Năng suất Việt Nam triển khai dự án hỗ trợ thực hành phương pháp cải tiến liên tục Kaizen cho các doanh nghiệp ngành công nghiệp. Doanh nghiệp tư nhân SXTM An Việt là một trong 15 doanh nghiệp được Viện lựa chọn triển khai áp dụng thí điểm chương trình và đã thực hiện thành công các yêu cầu và mục tiêu của nhiệm vụ đề ra.

Doanh nghiệp tư nhân và SXTM An Việt được thành lập từ tháng 1 năm 2011, có trụ sở tại Xã Phú Lương, Phường Phú Lương, Quận Hà Đông, Hà Nội. Xưởng sản xuất tại Ứng Hòa, Hà Nội, là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực gia công cơ khí chính xác.

Lãnh đạo công ty rất mong muốn đổi mới, cải tiến toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty. Lãnh đạo công ty hiểu rõ và có sự nhìn nhận đầy đủ về bức tranh toàn cảnh của công ty, vị thế cạnh tranh cũng như xác định rõ định hướng của doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo. Hiện tại công ty đang gia công sản phẩm cơ khí cho các khách hàng lớn như Honda, Yamaha Việt Nam. Tuy nhiên do hạn chế về quy mô và năng lực sản xuất nên công ty chưa trở thành nhà thầu cấp 1 của các khách hàng lớn. Lãnh đạo công ty rất quan tâm đến các công cụ cải tiến năng suất chất lượng như 5S, TPM… tuy nhiên mức độ áp dụng và nhận thức của người lao động còn hạn chế nên chưa phát huy được hiệu quả áp dụng như mong muốn. Các máy móc thiết bị trên thực tế chưa có quá trình đo hường theo dõi hiệu suất thiết bị, công tác bảo trì, sửa chữa không được quy định và tiến hành 1 cách định kỳ. Dự án triển khai trong vòng 06 tháng với mục tiêu chính là đổi mới hoạt động sản xuất của công ty và xây dựng nhận thức về cải tiến liên tục cho cán bộ nhân viên công ty.

Các bước triển khai dự án tại doanh nghiệp

Quá trình hướng dẫn thực hành cải tiến liên tục Kaizen tại doanh nghiệp được thực hiện theo các bước chính như sau:

Các bước cải tiến

(i) Khảo sát thực trạng :

Sau khi doanh nghiệp được lựa chọn, nhóm thực hiện dự án liên hệ với doanh nghiệp và thực hiện việc khảo sát hiện trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mục đích của việc khảo sát nhằm hiểu rõ những vấn đề doanh nghiệp đang phải đối mặt trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh, cam kết của Lãnh đạo doanh nghiệp cũng như khả năng của doanh nghiệp để thực hành cải tiến liên tục Kaizen…

Hình ảnh khảo sát thực trạng và đào tạo tại doanh nghiệp

(ii) Thành lập nhóm/ đội cải tiến :

Sau khi nắm bắt hiện trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, nhóm thực hiện dự án hướng dẫn doanh nghiệp thành lập đội cải tiến hiện trường sản xuất. Để hoạt động cải tiến được duy trì và hoạt động lâu dài, doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động cải tiến một cách bài bản, có cơ cấu nhân sự ổn định. Đội cải tiến bao gồm Đội trưởng, thư ký và các thành viên. Đội cải tiến được sự bảo trợ của Lãnh đạo doanh nghiệp trong quá trình thực hành cải tiến liên tục.

(iii) Đào tạo về cải tiến liên tục Kaizen và các công cụ của Kaizen :

Nhóm thực hiện dự án tiến hành đào tạo cho Lãnh đạo công ty và thành viên đội cải tiến về khái niệm, cách tiếp cận và các phương pháp cải tiến liên tục hiện trường sản xuất. Ngoài ra các công cụ cải tiến liên tục cũng được đào tạo dựa trên tình huống thực tế và những vấn đề cần cải tiến của công ty. Qua các khóa đào tạo, nhận thức của thành viên đội cải tiến được nâng lên đáng kể. Đã không còn sự e ngại khi đề xuất những ý tưởng cải tiến, tinh thần cải tiến của mỗi cá nhân đã được khơi dậy. Hoạt động làm việc nhóm cũng được hiệu quả hơn. Đây chính là bước quan trọng nhất trong quá trình thực hành phương pháp cải tiến liên tục Kaizen.

(iv) Lựa chọn khu vực điểm:

Một trong những cách làm hiệu quả của Kaizen là thực hành cải tiến trên cơ sở lựa chọn một khu vực/ dây chuyền điểm để triển khai. Khi có kết quả khả thi, phương pháp cải tiến sẽ được chuẩn hóa và nhân rộng. Nhóm thực hiện đã thống nhất lãnh đạo lựa chọn 01 khu vực và một số đề tài điểm để thực hành phương pháp cải tiến liên tục Kaizen.

(v) Nhận diện vấn đề :

Sau khi đã thống nhất khu vực điểm, nhóm thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn các thành viên đội cải tiến phương pháp nhận diện lãng phí tại hiện trường sản xuất dựa trên 07 lãng phí cơ bản của Kaizen. Các thành viên đội cải tiến thực hành quan sát, trao đổi với công nhân tại xưởng sản xuất để phát hiện ra những vấn đề cần được cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất và tạo ra sự thuận tiện cho công nhân trong quá trình thực hiện.

(vi) Xác định và lựa chọn giải pháp :

Khi vấn đề đã được xác định, các thành viên đội cải tiến được hướng dẫn làm việc nhóm, thu thập thông tin, số liệu và trao đổi, thảo luận về từng vấn đề, lãng phí đã được nhận diện. Kết quả là nhóm đã xác định và lựa chọn 05 đề tài cải tiến ưu tiên được thực hiện trước và thống nhất giải pháp cho từng đề tài cải tiến.

(vii) Thực hành cải tiến :

Trên cơ sở các vấn đề và các giải pháp đã được lựa chọn, đội trưởng đội cải tiến phân công các thành viên chuẩn bị để trình bày trước lãnh đạo doanh nghiệp. Qua đó lãnh đạo thể hiện sự cam kết bảo trợ về vật chất cũng như tinh thần đối với hoạt động cải tiến liên tục Kaizen tại doanh nghiệp. Sau khi kết thúc buổi trình bày, đội cải tiến lên kế hoạch và triển khai thực hiện các giải pháp đã thống nhất và phê duyệt cho đến khi đạt được kết quả cụ thể.

(viii) Đánh giá kết quả :

Khi mỗi thành viên đội cải tiến hoàn thành việc thực hiện các giải pháp, kết quả sẽ được ghi nhận bằng hình ảnh và được đo lường bằng các thông số kỹ thuật khác. Thư ký đội cải tiến tổng hợp các kết quả cụ thể bằng hình ảnh và các số liệu. Nếu kết quả đáp ứng mục tiêu đề ra, thành viên đội sẽ được yêu cầu chuẩn hóa thành các phương pháp cụ thể để có thể triển khai nhân rộng sang các khu vực khác.

(ix) Tổng kết dự án :

Nhiệm vụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hành phương pháp cải tiến liên tục kết thúc tại doanh nghiệp bằng cuộc họp tổng kết. Trong cuộc họp, đại diện đội cải tiến trình bày kết quả thực hành cải tiến liên tục đối với những vấn đề, đề tài Kaizen đã được duyệt theo kế hoạch. Lãnh đạo công ty ghi nhận kết quả thực hành của đội cải tiến và có những khen thưởng, khuyến khích phù hợp để đội cải tiến tiếp tục hoạt động trong thời gian tiếp theo.

Một số kết quả cụ thể :

Đề tài 1:

Đề tài 2: 

Đề tài 3:

Dự án đã đạt được một số kết quả cụ thể như sau :

• Tăng cường khả năng làm việc theo nhóm (thảo luận, triển khai công việc).
• Nâng cao kỹ năng nhận diện lãng phí, phân tích quá trình.
• Xây dựng tiêu chuẩn, mô tả công việc cho những công đoạn, bộ phận quan trọng, đồng thời thiết lập cơ chế hoạt động của từng công đoạn và bộ phận này.
• Xác định các công đoạn trọng yếu liên quan đến năng suất, chất lượng trước khi tiến hành sản xuất để nếu có phát sinh những vấn đề ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng thì đã có phương án khắc phục nhằm giảm thời gian chết trong quá trình sản xuất.
• Chủ động đưa ra các ý tưởng, cải tiến; mạnh dạn triển khai các ý tưởng cải tiến.
• Kỹ năng và trách nhiệm quản lý của người tổ trưởng được Nâng cao.
• Các sáng kiến cải tiến được phát huy và áp dụng tại nhiều bộ phận, góp phần cải thiện năng suất lao động của công ty.
• Cán bộ công nhân viên đã hiểu được tầm quan trọng của Kaizen và ứng dụng trong công việc hàng ngày.
• Cán bộ quản lý đã biết nhận diện các vấn đề và thường xuyên tổ chức các buổi trao đổi để nhận diện và làm rõ các vấn đề lãng phí để đề xuất ý tưởng cải tiến
• Tiết kiệm được mặt bằng sản xuất, rút ngắn thời gian sản xuất, giảm thiểu quãng đường di chuyển, thao tác của người công nhân.
• Tiết kiệm thời gian vận chuyển và nhân lực hỗ trợ vận chuyển thành phẩm và bán thành phẩm.
• Giảm thời gian tìm kiếm nguyên vật liệu, khuôn mẫu, đồ gá​

Thuận lợi, khó khăn và bài học kinh nghiệm

a) Thuận lợi:

• Lãnh đạo Công ty đã thể hiện cam kết thông qua hỗ trợ giúp đỡ mọi mặt về đầu tư trang thiết bị, công cụ sản xuất, bố trí nhân lực…
• Lãnh đạo Công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ chuyên gia trong quá trình tư vấn tại doanh nghiệp
• Tập thể Công ty đồng lòng và quyết tâm thực hiện dự án, sự tham gia tích cực, nỗ lực của mọi cá nhân, bộ phận.

b) Khó khăn:

Do ảnh hưởng bởi dịch bệnh Covit 19 nên doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc duy trì sản xuất do phải dãn cách xã hội, số lượng đơn hàng giảm, nguyên vật liệu thiếu do không nhập khẩu được. Chuyên gia phải tư vấn từ xa nên còn nhiều hạn chế.

c) Bài học kinh nghiệm:

• Tập trung làm tốt các công tác chuẩn bị sản xuất như: kế hoạch, kĩ thuật, cơ điện. Đặc biệt là đưa ra được những yếu tố có thể gây nên sai lỗi và ảnh hưởng lớn đến năng suất.
• Cán bộ chủ chốt phải quản trị tốt sự thay đổi như thay đổi cách làm, tuân thủ duy trì và làm đúng chức năng cùng với bản mô tả công việc hàng ngày.
• Cần phải nâng cao khả năng quản lý của tổ trưởng để đáp ứng được yêu cầu đối với phương thức sản xuất tinh gọn.
• Cần có sự trao đổi thường xuyên hơn giữa các bộ phận về chuyên môn để khắc phục điểm còn hạn chế của từng bộ phận nhằm nâng cao năng suất và chất lượng.
• Thường xuyên thực hiện các sáng kiến, đổi mới, khuyến khích người lao động sáng tạo nâng cao năng xuất chất lượng sản phẩm

VNPI