I. 5S LÀ GÌ?
5S là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản. Tên gọi của 5S xuất phát từ những chữ cái S trong tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Sheiketsu và Shitsuke, tạm dịch trong tiếng Viết là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.
II. MỤC ĐÍCH ÁP DỤNG
Mục đích của 5S là tạo nên và duy trì một môi trường làm việc thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả tại mọi vị trí làm việc từ khu văn phòng, nơi sản xuất, kho hàng, nguyên vật liệu hay các vị trí xung quanh như sân bãi, chỗ để xe.. Vì liên quan đến mọi vị trí địa lý trong một tổ chức nên 5S đòi hỏi sự cam kết, nhận thức và sự tham gia của tất cả mọi người từ lãnh đạo cho tới người công nhân. 5S là hoạt động dành cho tất cả mọi người và không loại trừ bất kỳ ai trong công ty
Khi nói đến 5S nhiều người thường liên tưởng tới việc làm vệ sinh truyền thống (vệ sinh nhà xưởng - housekeeping). Do vậy, để phân biệt việc làm vệ sinh truyền thống với việc áp dụng 5S trong doanh nghiệp chúng ta cần hiểu rõ hai khái niệm này như sau:
- Làm vệ sinh truyền thống thường là làm cho nhà cửa, phân xưởng trở nên sạch đẹp trước mắt người khác mỗi khi khách đến tham quan, làm việc chẳng hạn trong khi đó 5S không chỉ gây ấn tượng cho người khác mà còn tập trung nhiều hơn vào việc tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, giúp nhân viên và người lao động có thể đạt được năng suất lao động cao hơn cũng như tạo ra các sản phẩm có chất lượng tốt để cung cấp cho khách hàng;
- Làm vệ sinh truyền thống thì bắt đầu và kết thúc bằng việc làm sạch nơi làm việc chỉ cần có đủ dụng cụ vệ sinh và đôi tay là chúng ta có thể thực hiện được, còn 5S chỉ bắt đầu làm vệ sinh sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết ra khỏi nơi làm việc và sắp xếp tổ chức lại sao cho thuận tiện nhất theo quy tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại thì đòi hỏi phải có sự thay đổi về chính sách và cần phải có quyết tâm cao từ ban lãnh đạo đến toàn thể cán bộ, công nhân viên lao động. Bãn hãy thử hình dung xem nếu như chúng ta làm vệ sinh cho cả những vật dụng không cần thiết thì thật là lãng phí vô cùng, lãng phí cả về thời gian và công sức nhiều khi chúng không thể tính được bằng tiền;
- Làm vệ sinh truyền thống hầu như chỉ được thực hiện khi có tác động bên ngoài vào, ví dụ như khi được thông báo có khách đến thăm quan, có nhân viên, khách hàng than phiền về vệ sinh nơi làm việc hoặc đến khi có sự cố về tai nạn lao động…Trong khi đó 5S là một chương trình có tính liên tục, lâu dài không cần phải có sự tác động từ bên ngoài vào. 5S được thực hiện và duy trì hàng ngày cho dù khách có đến thăm quan hay không. Một doanh nghiệp áp dụng thành công chương trình 5S là doanh nghiệp luôn ở trạng thái sẵn sàng đón khách thăm quan, giống như phòng triển lãm hay trưng bày sản phẩm luôn luôn chào đón khách đến thăm quan mà không cần phải thông báo trước.
III. LỢI ÍCH ÁP DỤNG
Một trong những lợi ích nổi bật nhất của phương pháp 5S là giảm lãng phí cho doanh nghiệp. Việc áp dụng phương pháp 5S thường xuyên, giúp tất cả nhân viên đều có thể tham gia hoạt động, nâng cao tinh thần tập thể, tạo sự hòa đồng của mọi người. Qua đó mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc, từ đó năng suất chất lượng công việc được tăng lên đáng kể trong doanh nghiệp.
Một nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ, an toàn cho sức khỏe; một không khí làm việc tập thể cởi mở; một tinh thần làm việc hăng say - đó là những gì mà 5S đem lại. Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó. Mặt khác, bản chất con người ai cũng thích sạch sẽ, thoải mái và an toàn tại nơi làm việc. Vì thế, để nâng cao năng suất chất lượng, hãy rèn luyện 5S hàng ngày.