Cải tiến, nâng cao năng suất hiện nay không phải là vấn đề của riêng một doanh nghiệp nào mà nó đã và đang trở thành bài toán chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất. Từ thực tế thực hiện cải tiến của các doanh nghiệp hiện nay có thể thấy rất nhiều doanh nghiệp đã chạy theo năng suất, cố gắng cải tiến, nâng cao năng suất nhưng thiếu kế hoạch, chiến lược cụ thể, thiếu một phương pháp khoa học làm nền tảng nên đã thất bại. Song cũng có những doanh nghiệp đã định hướng đúng đăn, nhận thức rõ ràng về vai trò, tầm quan trọng của cải tiến năng suất đối với sự phát triển của doanh nghiệp, từ đó tìm kiếm phương pháp hiệu quả để thực hiện và đạt kết quả cao. Công ty CP Công nghệ Tạo hình Cơ khí Việt Nam là một doanh nghiệp như vậy.

Công ty CP Công nghệ Tạo hình Cơ khí Việt Nam có xưởng sản xuất tại Khu Công nghiệp Thụy Vân, xã Thụy Vân, TP Việt Trì, Tỉnh Phú Thọ, công ty là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất cơ khí chính xác

Là một doanh nghiệp có bề dày truyền thống và kinh nghiệm trong lĩnh vực cơ khí chính xác, trước những yêu cầu mới từ thị trường, cũng như sự cạnh tranh hết sức quyết liệt từ các doanh nghiệp khác, lãnh đạo công ty Vietform Tech đã xác định đổi mới và nâng cao năng suất là nhiệm vụ sống còn của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, lãnh đạo doanh nghiệp đã chủ động kết nối, tìm kiếm các cơ hội hợp tác với các cơ quan, tổ chức, để đào tạo cho người lao động các kiến thức về cải tiến năng suất như các công cụ 5S, TPM, phương pháp cải tiến liên tục Kaizen. Tuy nhiên do thiếu kế hoạch triển khai cụ thể, do hạn chế nhất định về nhận thức và trình độ của người lao động, hiệu quả của các hoạt động trên chưa đạt được như mong muốn. Dự án do Viện Năng suất triển khai tại công ty Vietform Tech trong thời gian 6 tháng đã góp phần cùng với doanh nghiệp giải quyết một loạt các vấn đề trong thực tiễn sản xuất, đồng thời xác định lộ trình, hướng đi dài hạn hơn cho công ty trong việc nâng cao năng suất.

Những bước đầu thực hiện dự án:

            Sau khi có được thông tin ban đầu về doanh nghiệp, nhóm thực hiện dự án liên hệ với lãnh đạo doanh nghiệp và thực hiện việc khảo sát hiện trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mục đích của việc khảo sát hướng đến có được bức tranh toàn cảnh về tình hình sản xuất cũng như các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải liên quan đến năng suất, cam kết của lãnh đạo doanh nghiệp cũng như khả năng của doanh nghiệp để thực hành cải tiến liên tục Kaizen…

            Sau bước khảo sát thực trạng, nhóm thực hiện dự án hướng dẫn doanh nghiệp thành lập đội cải tiến hiện trường sản xuất. Để hoạt động cải tiến được duy trì và hoạt động lâu dài, doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động cải tiến một cách bài bản, có cơ cấu nhân sự ổn định. Đội cải tiến bao gồm Đội trưởng, thư ký và các thành viên. Đội cải tiến được sự bảo trợ của Lãnh đạo doanh nghiệp trong quá trình thực hành cải tiến liên tục.

            Nhóm thực hiện dự án tiến hành đào tạo cho Lãnh đạo công ty và thành viên đội cải tiến về khái niệm, cách tiếp cận và các phương pháp cải tiến liên tục hiện trường sản xuất. Ngoài ra các công cụ cải tiến liên tục cũng được đào tạo dựa trên tình huống thực tế và những vấn đề cần cải tiến của công ty. Qua các khóa đào tạo, nhận thức của thành viên đội cải tiến được nâng lên đáng kể. Đã không còn sự e ngại khi đề xuất những ý tưởng cải tiến, tinh thần cải tiến của mỗi cá nhân đã được khơi dậy. Hoạt động làm việc nhóm cũng được hiệu quả hơn. Đây chính là bước quan trọng nhất trong quá trình thực hành phương pháp cải tiến liên tục Kaizen.

            Một trong những cách làm hiệu quả của Kaizen là thực hành cải tiến trên cơ sở lựa chọn một khu vực/ dây chuyền điểm để triển khai. Khi có kết quả khả thi, phương pháp cải tiến sẽ được chuẩn hóa và nhân rộng. Nhóm thực hiện đã thống nhất lãnh đạo lựa chọn 01 khu vực và một số đề tài điểm để thực hành phương pháp cải tiến liên tục Kaizen.

            Sau khi đã thống nhất khu vực điểm, nhóm thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn các thành viên đội cải tiến phương pháp nhận diện lãng phí tại hiện trường sản xuất dựa trên 07 lãng phí cơ bản của Kaizen. Các thành viên đội cải tiến thực hành quan sát, trao đổi với công nhân tại xưởng sản xuất để phát hiện ra những vấn đề cần được cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất và tạo ra sự thuận tiện cho công nhân trong quá trình thực hiện.

            Khi vấn đề đã được xác định, các thành viên đội cải tiến được hướng dẫn làm việc nhóm, thu thập thông tin, số liệu và trao đổi, thảo luận về từng vấn đề, lãng phí đã được nhận diện. Kết quả là nhóm đã xác định và lựa chọn 06 đề tài cải tiến ưu tiên được thực hiện trước và thống nhất giải pháp cho từng đề tài cải tiến.

Trên cơ sở các vấn đề và các giải pháp đã được lựa chọn, đội trưởng đội cải tiến phân công các thành viên chuẩn bị để trình bày trước lãnh đạo doanh nghiệp. Qua đó lãnh đạo thể hiện sự cam kết bảo trợ về vật chất cũng như tinh thần đối với hoạt động cải tiến liên tục Kaizen tại doanh nghiệp. Sau khi kết thúc buổi trình bày, đội cải tiến lên kế hoạch và triển khai thực hiện các giải pháp đã thống nhất và phê duyệt cho đến khi đạt được kết quả cụ thể.

            Khi mỗi thành viên đội cải tiến hoàn thành việc thực hiện các giải pháp, kết quả sẽ được ghi nhận bằng hình ảnh và được đo lường bằng các thông số kỹ thuật khác. Thư ký đội cải tiến tổng hợp các kết quả cụ thể bằng hình ảnh và các số liệu. Nếu kết quả đáp ứng mục tiêu đề ra, thành viên đội sẽ được yêu cầu chuẩn hóa thành các phương pháp cụ thể để có thể triển khai nhân rộng sang các khu vực khác.

            Nhiệm vụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hành phương pháp cải tiến liên tục kết thúc tại doanh nghiệp bằng cuộc họp tổng kết. Trong cuộc họp, đại diện đội cải tiến trình bày kết quả thực hành cải tiến liên tục đối với những vấn đề, đề tài Kaizen đã được duyệt theo kế hoạch. Lãnh đạo công ty ghi nhận kết quả thực hành của đội cải tiến và có những khen thưởng, khuyến khích phù hợp để đội cải tiến tiếp tục hoạt động trong thời gian tiếp theo.

Những kết quả đạt dược từ dự án đào tạo và hướng dẫn thực hiện phương pháp cải tiến liên tục Kaizen

            Thứ nhất, nâng cao trình độ, nhận thức của tập thể ban lãnh đạo, cán bộ quản lý cấp trung và người lao động về cải tiến năng suất, trang bị nền tảng kiến thức cơ bản về cải tiến liên tục, trang bị phương pháp thực hiện cải tiến năng suât. Người lao động được tiếp cận với kiến thức mới, phương pháp mới.

            Thứ hai, bước đầu xây dựng văn hóa đổi mới, thay đổi ý thức và thái độ làm việc của người lao động. Đổi mới và cải tiến phải được thực hiện từ dưới lên chính là thực hiện từ người lao động, người lao động đã trở thành chủ thể của đổi mới, cải tiến năng suất.

            Thứ ba, các dự án cải tiến tại phân xưởng đã đem lại hiệu quả tích cực về mặt kinh tế, giảm thiểu lãng phí trang thiết bị, nguyên vật liệu, giảm thời gian thừa giữa các khâu, tiết kiệm công sức của người lao động và nguồn lực của doanh nghiệp. Sau cải tiến hoạt động sản xuất diễn ra hiệu quả hơn, với thời gian rút ngắn, tâm lý người lao động phấn khởi, tích cực. Mặt bằng sản xuất và các khu vực trong xưởng được bố trí gọn gàng, khoa học đem lại sự thuận tiện và môi trường làm việc thoải mái, sạch sẽ đảm bảo vệ sinh và sức khỏe cho người lao động, mọi công nhân đều có ý thức giữ gìn sự ngăn nắp, gọn gàng sau mỗi lần thao tác sản xuất.

            Thứ tư, từ kết quả tốt đẹp sau khi dự án kết thúc, lãnh đạo doanh nghiệp đã chỉ đạo xây dựng một chiến lược lâu dài, tầm nhìn 10 năm cho cải tiến năng suất dựa trên việc tiếp tục triển khai thực hiện các dự án cải tiến, các chương trình đào tạo về phương pháp cải tiến năng suất, các công cụ cải tiến năng suất.

Bài học kinh nghiệm từ thành công

            Mỗi doanh nghiệp cần phải xác định rõ chiến lược, kế hoạch của mình trong dài hạn về vấn đề năng suất, trong đó tập trung ở các trụ cột chính như nguồn nhân lực, phương pháp quản lý và chính sách mục tiêu, tập trung làm tốt các công tác chuẩn bị sản xuất như: kế hoạch, kỹ thuật, cơ điện.

            Phát huy vai trò của lãnh đạo doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết sách, sự chỉ đạo, quan tâm sát sao, cũng như đội ngũ cán bộ quản lý cấp trung trong việc nhận diện, phát hiện những lãng phí, tồn tại cũng như đề xuất, kiến nghị những giải pháp hay, cách làm mới. Doanh nghiệp cần thấy rõ vai trò của đội cải tiến, xây dựng cơ cấu tổ chức của đội cải tiến hợp lý, tập hợp các thành viên có đủ năng lực, sự tích cực, tính sáng tạo trong công việc, phân công công việc rõ ràng, cụ thể, phù hợp với năng lực của mỗi người.

              Doanh nghiệp cần có biện pháp nâng cao khả năng quản lý của tổ trưởng để đáp ứng được yêu cầu đối với phương pháp cải tiến liên tục Kaizen, tổ chức các lớp bồi dưỡng hoặc gửi học viên tham gia các lớp bồi dưỡng về quản lý, phương pháp quản lý mới.

              Thường xuyên có sự trao đổi thông tin giữa các bộ phận về chuyên môn để khắc phục điểm còn hạn chế của từng bộ phận nhằm nâng cao năng suất và chất lượng, thường xuyên thực hiện các sáng kiến, đổi mới, khuyến khích người lao động sáng tạo nâng cao năng xuất chất lượng sản phẩm. Đối với các vấn đề cải tiến phức tạp, có quy mô lớn cần huy động sự tham gia mạnh mẽ của tất cả các bộ phận, đơn vị, phân tích đánh giá vấn đề một cách thận trọng, chính xác, không để các tình huống bất ngờ xảy ra.

            Xây dựng các quy định về khen thưởng, khuyến khích người lao động đưa ra các cải tiến mới có tính thực tiễn cao. Các doanh nghiệp cần thường xuyên thực hiện chính sách khen thưởng, phát động phong trào thi đua giữa các bộ phận, các đơn vị sản xuất trong việc đưa ra các sáng kiến, các ý tưởng mới có giá trị thực tiễn.