Công ty TNHH In và Thương Mại Tây Đô (Tây Đô Plastic) có 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực in và sản xuất các sản phẩm nhựa. Tây Đô Plastic đã áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001 từ năm 2016 phục vụ cho hoạt động quản lý, kiểm soát quá trình hoạt động sản xuất. Những yếu tố như đại dịch Covid-19, sức ép cạnh tranh cộng với kế hoạch mở rộng thị trường và duy trì khách hàng, đối tác lâu dài, ổn định và những vấn đề nội tại đang gặp phải như lãng phí trong quá trình sản xuất, tỷ lệ lỗi sản phẩm cao đã thôi thúc Công ty phải chuẩn bị cho một chiến lược qua trọng trong tương lai, đó là chuyển đổi số. Tìm hiểu và tiếp cận với phần mềm ViPA do Viện Năng suất Việt Nam (VNPI), Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường phát triển, Tây Đô Plastic đã nắm bắt được điểm mạnh, điểm yếu để xây dựng kế hoạch phù hợp cho mình trong chặng đường chuyển đổi số và cải thiện năng suất.

Đánh giá hoạt động quản lý năng suất và mức độ sẵn sàng chuyển đổi số

Sau khi tham gia đánh giá theo phần mềm ViPA trên nền tảng web, các chuyên gia đã khảo sát hiện trạng trực tiếp tại doanh nghiệp theo 16 khía cạnh để thấy được thực trạng quản lý năng suất và mức độ sẵn sàng cho chuyển đổi số của Công ty.

* Điểm mạnh:

- Đối với quản lý doanh nghiệp, tầm nhìn và mục tiêu trung hạn đã được xác định dựa trên ý tưởng của lãnh đạo, chiến lược, mục tiêu của công ty đã được cụ thể hóa dưới dạng văn bản, được tuyên truyền phổ biến đến toàn bộ nhân viên và cán bộ quản lý trong doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp đã quan tâm một cách chủ động đến nhu cầu của khách hàng, mở ra nhiều kênh thông tin để thu thập xử lý các ý kiến phản hồi của khách hàng, đồng thời doanh nghiệp cũng quan tâm đến vị thế cạnh tranh của mình trên thị trường.

- Doanh nghiệp đã triển khai một số chính sách khuyến khích, tạo động lực cho người lao động thông qua lương thưởng cũng như có chính sách thu hút, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao.

- Đối với trụ cột quản lý năng suất, doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, đã thực hiện kiểm soát chất lượng do bộ phận QC đảm nhiệm, thực hiện quản lý và trao đổi thông tin dựa trên các quy trình/ hướng dẫn/ tiêu chuẩn và các hồ sơ được lưu giữ đầy đủ theo tiêu chuẩn ISO. Tổ chức họp phổ biến kế hoạch sản xuất hàng ngày tới các trưởng ca/ tổ trưởng;

- Các vấn đề sản xuất được theo dõi, giám sát và xử lý mang tính hệ thống. Đối với nền tảng chuyển đổi số, hệ thống mạng máy tính đáp ứng được nhu cầu công việc, doanh nghiệp đã có đội ngũ nhân viên IT, công ty đã hoạch định và thực hiện đầu tư cho CNTT, bố trí kinh phí hàng năm đủ chi trả cho các nhu cầu mua sắm, sửa chữa… phục vụ ứng dụng CNTT.

- Công ty thực hiện công việc trên phần mềm chuyên dụng kết nối tất cả các phòng ban, các mảng hoạt động của doanh nghiệp đều có phần mềm chuyên dụng. doanh nghiệp có chiến lược/ kế hoạch và lộ trình thực hiện đổi mới mô hình kinh doanh theo hướng chuyển đổi số.

- Đối với trụ cột về sản xuất thông minh, doanh nghiệp đã sử dụng hiệu quả dữ liệu để quản lý hoạt động SXKD trong nội bộ doanh nghiệp, quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất thông qua dịch vụ cung cấp máy chủ, công ty quản lý dữ liệu đồng thời từ nền tảng số với hệ thống quản lý chất lượng ISO.

* Điểm hạn chế:

- Đối với quản lý doanh nghiệp: trách nhiệm cộng đồng được thực hiện một cách bị động theo từng sự vụ, chưa có kế hoạch thực hiện. Công ty chưa áp dụng hệ thống tiêu chuẩn nào về an toàn lao động cho đội ngũ công nhân viên, công ty chưa thực hiện quản lý chia sẻ tri thức và sở hữu trí tuệ.

- Đối với quản lý năng suất: công ty chưa biết đến và chưa áp dụng các hệ thống tiêu chuẩn mới như ISO 56000, ISA 95, ISO 45000, công ty chưa áp dụng các công cụ cải tiến năng suất như 5S, Kaizen, TPM, chưa biết đến và chưa áp dụng các công cụ nâng cao năng suất như Lean, Lean 6 Sigma, FMCA...Hoạt động đo lường hiệu suất còn mang tính thủ công, chưa có bộ phận hoặc cá nhân chuyên trách, chưa sử dụng kết quả đo lường hiệu suất để phục vụ hoạt động cải tiến hoặc các hoạt động khác.

- Đối với nền tảng chuyển đổi số: công ty chưa có dự án CNTT nào, chưa có lộ trình và kế hoạch cụ thể về chuyển đổi số. Công ty chưa tự xây dựng được phần mềm quản lý chuỗi cung ứng, chưa biết đến tiêu chuẩn ISO 56002.

- Đối với trụ cột về sản xuất thông minh: dữ liệu từ hệ thống cảm biến được quản lý riêng lẻ, máy móc thiết bị chưa được tích hợp, kết nối với nhau. Doanh nghiệp chưa xây dựng các giải pháp CNTT để quản lý sản xuất, chưa có các giải pháp quản lý theo chuỗi.

- Doanh nghiệp chưa chú trọng vào các ứng dụng, các giải pháp công nghệ.

Xây dựng lộ trình chuyển đổi số và tăng trưởng năng suất

Trên cơ sở kết quả khảo sát thực trạng, công ty xây dựng kế hoạch tổng thể tăng trưởng năng suất và chuyển đổi số.

Chuyển đổi số là một hướng đi để phục hồi năng suất trong tương lai. Xây dựng Lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhằm giúp công ty xác định được các phương hướng, mục tiêu chuyển đổi số, xác định những việc phải làm với một lộ trình, nguồn lực phù hợp với doanh nghiệp, như một bản đồ cho doanh nghiệp trong tiến trình chuyển đổi số. Lộ trình chuyển đổi số được xây dựng theo cách tiếp cận chuyển đổi số từng phần để giải quyết từng vấn đề cụ thể trước, tiến tới chuyển đổi số toàn diện. Theo đó, đến năm 2025, Công ty sẽ hoàn thành việc áp dụng các công nghệ số vào các hoạt động kinh doanh, giúp quản trị hiệu quả và gia tăng doanh số, mở rộng khách hàng, đối tác.

Quá trình phục hồi, tăng trưởng năng suất cũng như chuẩn bị sẵn sàng cho chuyển đổi số là một lộ trình dài nhiều năm, cần chia làm nhiều giai đoạn và không ngừng cải tiến.

Bảng 1: Lựa chọn các hành động ưu tiên

Ghi chú: xếp hạng từ 1 đến 5 với mỗi tiêu chí. Tổng điểm xếp hạng càng cao tương ứng với sự cần thiết phải có hành động ngay.

Mức độ: “▼” Cần ngay hành động cải tiến, “♦♦”: hành động cải tiến trong vòng 2 đến 3 năm tới; “○○○”: Hành động cải tiến trong 3 đến 5 năm tới.

Một số kinh nghiệm

Trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0, doanh nghiệp buộc phải đổi mới mô hình, chuyển dần các hoạt động kinh doanh trên các nền tảng số, tìm kiếm thêm thị trường, cắt giảm chi phí. Giai đoạn chuẩn bị là rất quan trọng, không chỉ là chuẩn bị về cơ sở vật chất, phương tiện mà còn là thay đổi tư tưởng con người.

Chuyển đổi số là quá trình dài và cần diễn ra song hành với các chiến lược phát triển khác của doanh nghiệp. Để đảm bảo phát triển bền vững, đồng bộ doanh nghiệp cần thực hiện theo từng giai đoạn để ứng dụng sao cho phù hợp.

Việc cải tiến, đổi mới tại công ty cần phải được thường xuyên duy trì, kết quả, tác động của cải tiến đổi mới tại công ty phải trải qua một quá trình liên tục đổi mới sau đó mới mang lại hiệu quả rõ rệt, do đó nóng vội hoặc duy ý chí, hoặc không cung cấp, bổ sung nguồn lực thích đáng cho quá trình này thì sẽ không đạt được kết quả mong muốn, có thể làm lãng phí nguồn lực, sẽ gây ra góc nhìn tiêu cực về các cải tiến, đổi mới.

Viện Năng suất Việt Nam