Được thành lập từ năm 2002 với mục tiêu: "Trở thành nhà sản xuất và kinh doanh hàng đầu trong lĩnh vực điện công nghiệp, điện dân dụng tại Việt Nam", Công ty TNHH TM XLĐ Nam Phương chuyên xây lắp hệ thống cơ nhiệt điện cho các công trình dân dụng và công nghiệp và sản xuất và lắp ráp tủ bảng điện, thang máng cáp, trạm biến áp và cung cấp các thiết bị điện với lưới điện áp lên đến 35kV và các loại tủ Rack. Với quy mô diện tích nhỏ, số lượng lao động ít song bằng tinh thần quyết tâm, đoàn kết và nỗ lực, tập thể cán bộ quản lý, nhân viên, công nhân và người lao động công ty đã từng bước đưa doanh nghiệp khẳng định vị thế của mình trên thị trường, khẳng định chất lượng và uy tín của doanh nghiệp trên từng sản phẩm. Tuy nhiên cũng thông qua quá trình sản xuất, lãnh đạo doanh nghiệp cũng đã nhận thấy những hạn chế, tồn tại nhất định của doanh nghiệp có thể kể đến như trình độ, nhận thức người lao động còn hạn chế, ý thức tổ chức kỷ luật chưa cao, chưa có tác phong công nghiệp, tổ chức sản xuất và bố trí mặt bằng sản xuất chưa khoa học, hợp lý, trong sản xuất còn diễn ra tình trạng lãng phí thời gian, nguyên vật liệu…Tất cả những vấn đề trên đã kìm hãm sự phát triển chung của doanh nghiệp, làm giảm năng suất lao động và gây nên những khó khăn kéo dài. Nhận thức rõ cải tiến, nâng cao năng suất là một quá trình đầy khó khăn thách thức song là yêu cầu cấp thiết phải thực hiện, công ty TNHH Thương mại Xây lắp điện Nam Phương đã chủ động đăng ký tham gia dự án “Đào tạo và hướng dẫn thực hành phương pháp cải tiến liên tục Kaizen”, nằm trong khuôn khổ chương trình “ Nâng cao năng suất, chất lượng cho các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp”.

Quá trình triển khai đào tạo và hướng dẫn thực hành

Sau khi doanh nghiệp đăng ký tham gia dự án và được lựa chọn, nhóm thực hiện dự án liên hệ với doanh nghiệp và thực hiện việc khảo sát hiện trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mục đích của việc khảo sát nhằm hiểu rõ những vấn đề doanh nghiệp đang phải đối mặt trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh, cam kết của lãnh đạo doanh nghiệp cũng như khả năng của doanh nghiệp để thực hành cải tiến liên tục Kaizen.

Trên cơ sở nắm bắt hiện trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, nhóm thực hiện dự án hướng dẫn doanh nghiệp thành lập đội cải tiến Kaizen. Để hoạt động cải tiến được duy trì và hoạt động lâu dài, doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động cải tiến một cách bài bản, có cơ cấu nhân sự ổn định. Đội cải tiến bao gồm Đội trưởng, thư ký và các thành viên. Đội cải tiến được sự bảo trợ của Lãnh đạo doanh nghiệp do ông Bùi Ngọc Phương là giám đốc.

            Nhóm chuyên gia tư vấn thực hiện dự án tiến hành đào tạo cho Lãnh đạo công ty và thành viên đội cải tiến về khái niệm, cách tiếp cận và các phương pháp cải tiến liên tục hiện trường sản xuất. Ngoài ra các công cụ cải tiến liên tục cũng được đào tạo dựa trên tình huống thực tế và những vấn đề cần cải tiến của công ty. Qua các khóa đào tạo, nhận thức của thành viên đội cải tiến được nâng lên đáng kể. Đã không còn sự e ngại khi đề xuất những ý tưởng cải tiến, tinh thần cải tiến của mỗi cá nhân đã được khơi dậy. Hoạt động làm việc nhóm cũng được hiệu quả hơn. Đây chính là bước quan trọng nhất trong quá trình thực hành phương pháp cải tiến liên tục Kaizen.

Một trong những cách làm hiệu quả của Kaizen là thực hành cải tiến trên cơ sở lựa chọn một khu vực/ dây chuyền điểm để triển khai. Khi có kết quả khả thi, phương pháp cải tiến sẽ được chuẩn hóa và nhân rộng. Nhóm thực hiện đã thống nhất lãnh đạo lựa chọn 01 khu vực và một số đề tài điểm để thực hành phương pháp cải tiến liên tục Kaizen.

Hình ảnh minh họa khóa đào tạo

Sau khi đã thống nhất khu vực điểm, nhóm thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn các thành viên đội cải tiến phương pháp nhận diện lãng phí tại hiện trường sản xuất dựa trên 07 lãng phí cơ bản của Kaizen. Các thành viên đội cải tiến thực hành quan sát, trao đổi với công nhân tại xưởng sản xuất để phát hiện ra những vấn đề cần được cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất và tạo ra sự thuận tiện cho công nhân trong quá trình thực hiện. Khi vấn đề đã được xác định, các thành viên đội cải tiến được hướng dẫn làm việc nhóm, thu thập thông tin, số liệu và trao đổi, thảo luận về từng vấn đề, lãng phí đã được nhận diện. Kết quả là nhóm đã xác định và lựa chọn 05 đề tài cải tiến ưu tiên được thực hiện trước và thống nhất giải pháp cho từng đề tài cải tiến.

            Trên cơ sở các vấn đề và các giải pháp đã được lựa chọn, đội trưởng đội cải tiến phân công các thành viên chuẩn bị để trình bày trước lãnh đạo doanh nghiệp. Qua đó lãnh đạo thể hiện sự cam kết bảo trợ về vật chất cũng như tinh thần đối với hoạt động cải tiến liên tục Kaizen tại doanh nghiệp. Sau khi kết thúc buổi trình bày, đội cải tiến lên kế hoạch và triển khai thực hiện các giải pháp đã thống nhất và phê duyệt cho đến khi đạt được kết quả cụ thể.

Khi mỗi thành viên đội cải tiến hoàn thành việc thực hiện các giải pháp, kết quả sẽ được ghi nhận bằng hình ảnh và được đo lường bằng các thông số kỹ thuật khác. Thư ký đội cải tiến tổng hợp các kết quả cụ thể bằng hình ảnh và các số liệu. Nếu kết quả đáp ứng mục tiêu đề ra, thành viên đội sẽ được yêu cầu chuẩn hóa thành các phương pháp cụ thể để có thể triển khai nhân rộng sang các khu vực khác.

            Nhiệm vụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hành phương pháp cải tiến liên tục kết thúc tại doanh nghiệp bằng cuộc họp tổng kết. Trong cuộc họp, đại diện đội cải tiến trình bày kết quả thực hành cải tiến liên tục đối với những vấn đề, đề tài Kaizen đã được duyệt theo kế hoạch. Lãnh đạo công ty ghi nhận kết quả thực hành của đội cải tiến và có những khen thưởng, khuyến khích phù hợp để đội cải tiến tiếp tục hoạt động trong thời gian tiếp theo.

Những kết quả ghi nhận được sau khi thực hiện dự án

Dự án đã đạt được một số kết quả cụ thể như sau :

Sau quá trình triển khai thực hiện dự án, khả năng làm việc theo nhóm đã được tăng cường (thảo luận, triển khai công việc), kỹ năng nhận diện lãng phí, phân tích quá trình được nâng cao

Đội cải tiến đã xác định các công đoạn trọng yếu liên quan đến năng suất, chất lượng trước khi tiến hành sản xuất để nếu có phát sinh những vấn đề ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng thì đã có phương án khắc phục nhằm giảm thời gian chết trong quá trình sản xuất.

Người lao động đã chủ động đưa ra các ý tưởng, cải tiến; mạnh dạn triển khai các ý tưởng cải tiến, kỹ năng và trách nhiệm quản lý của người tổ trưởng được nâng cao. Các sáng kiến cải tiến được phát huy và áp dụng tại nhiều bộ phận, góp phần cải thiện năng suất lao động của công ty. Cán bộ công nhân viên đã hiểu được tầm quan trọng của Kaizen và ứng dụng trong công việc hàng ngày. Mặt bằng sản xuất được tiết kiệm, rút ngắn thời gian sản xuất, giảm thiểu quãng đường di chuyển, thao tác của người công nhân, giảm thời gian vận chuyển và nhân lực hỗ trợ vận chuyển thành phẩm và bán thành phẩm, giảm thời gian tìm kiếm nguyên vật liệu, khuôn mẫu, đồ gá…

Những thành công nổi bật từ đào tạo hướng dẫn thực hành phương pháp cải tiến liên tục kaizen

Thứ nhất đó là sự cam kết và quyết tâm mạnh mẽ từ phía lãnh đạo doanh nghiệp, ngay từ khi khởi động dự án, lãnh đạo doanh nghiệp đã thể hiện mong muốn cháy bỏng đó là làm sao để cải tiến, nâng cao năng suất mà trước hết đó là thay đổi tư duy, thái độ, tác phong, phương pháp làm việc của người lao động. Giám đốc công ty đã chỉ đạo sát sao đội cải tiến Kaizen, tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để nhóm chuyên gia tư vấn làm việc tại doanh nghiệp, bố trí thời gian làm việc để các thành viên đội cải tiến Kaizen có thể tham gia đầy đủ các khóa đào tạo về Kaizen. Đối với các phương án cải tiến được đề xuất có tính khả thi cao, lãnh đạo doanh nghiệp nhanh chóng tổ chức triển khai áp dụng trong toàn phân xưởng, thường xuyên động viên tinh thần anh em công nhân, người lao động. Với những thành công thể hiện cả về vật chất và phi vật chất mà dự án đem lại, lãnh đạo doanh nghiệp đã chia sẻ với đội ngũ chuyên gia tư vấn về kế hoạch, định hướng của doanh nghiệp trong thời gian tới để tiếp tục thực hiện thành công cải tiến năng suất.

Thứ hai đó là sự mạnh dạn, chủ động và tích cực của người lao động. Các ý tưởng cải tiến chủ yếu xuất phát từ người lao động, bởi chính họ là người trực tiếp vận hành dây chuyền sản xuất, trực tiếp nhận diện và thấy rõ nhất những vấn đề cần cải tiến, cần thay đổi. Sự mạnh dạn, chủ động và tích cực của người lao động ở công ty TNHH Thương mại Xây lắp điện Nam Phương là một trong những nhân tố quyết định đến thành công của dự án, người lao động không ngần ngại đề xuất các giải pháp, chủ động đưa ra phương án thực hiện, trong đó nhiều phương án mà chi phí thực hiện rất thấp, hiệu quả kinh tế cao.

Thứ ba đó là việc nhận định đúng, chính xác các vấn đề của doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện dự án, có nhiều vấn đề khi được nhận diện thì đã tồn tại khá lâu tại doanh nghiệp, để thực sự được giải quyết được những vấn để đó cần phân tích chính xác bản chất cốt lõi, từ đó đề ra phương pháp giải quyết phù hợp. Đội cải tiến Kaizen cũng như lãnh đạo doanh nghiệp đã kiên trì từng bước thực hiện theo đúng khuyến nghị của chuyên gia tư vấn, không nóng vội giải quyết mang tính tình thế, từ đó các vấn đề lãng phí, những tồn tại được giải quyết triệt để.

Là một doanh nghiệp nhỏ, còn gặp nhiều khó khăn về nguồn lực, về sự cạnh tranh trong thị trường và những thách thức khác, tuy nhiên bằng sự nghiêm túc và quyết tâm của cả tập thể dưới sự hướng dẫn tận tình, hiệu quả của nhóm chuyên gia tư vấn, công ty TNHH Thương mại Xây lắp điện Nam Phương đã thành công trong việc truyển tải tinh thần Kaizen trở thành các dự án cải tiến đem lại hiệu quả cao về kinh tế, đặt nền móng xây dựng văn hóa đổi mới sáng tạo trong doanh nghiệp.

Viện Năng suất Việt Nam