Đó là lý do tại sao quản lý chất lượng hiệu quả là điều bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp thành công nào hiện nay. Trong thời đại đổi mới và những mong đợi thay đổi một cách nhanh chóng, việc bắt kịp thời đại đồng nghĩa với cam kết thực hiện một hành trình cải tiến liên tục. Và để đạt được mục tiêu này đòi hỏi phải có nền tảng của hệ thống quản lý chất lượng phù hợp.

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) hiệu quả cung cấp các phương tiện để đáp ứng một cách nhất quán mong đợi của người tiêu dùng và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ với mức lãng phí tối thiểu. Trong nền kinh tế toàn cầu có tính cạnh tranh cao hiện nay, việc duy trì một QMS là điều kiện tiên quyết để thành công bền vững.

Hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Nói một cách đơn giản nhất, hệ thống quản lý chất lượng là một tập hợp các quy trình và trách nhiệm được xác định một cách rõ ràng giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động như mong muốn. Mỗi tổ chức điều chỉnh QMS của riêng mình, bao gồm chính sách, quy trình và thủ tục chính thức được thiết lập để nâng cao sự hài lòng của người tiêu dùng. QMS hướng dẫn các tổ chức khi họ chuẩn hóa và nâng cao kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ và các quy trình kinh doanh quan trọng khác. Lợi ích cốt lõi của QMS bao gồm:

• Nâng cao tính nhất quán và tiêu chuẩn hóa các quy trình và đầu ra
• Giảm lỗi và tăng hiệu quả hoạt động
• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng thông qua việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng
• Đánh giá và cải tiến liên tục các hoạt động của tổ chức

Hệ thống chất lượng số là gì?

QMS có thể được cung cấp dưới dạng kỹ thuật số thay vì sử dụng danh sách kiểm tra và biểu mẫu trên giấy. Điều này giúp tổ chức tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi của con người. Việc triển khai QMS số đòi hỏi phải lập kế hoạch và thực hiện tỉ mỉ, đồng thời cần được thiết kế để tuân thủ các quy định có liên quan và tiêu chuẩn ngành, kết hợp các biện pháp bảo mật kỹ thuật số mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu. Tất cả các phương pháp này đều cần có sự hướng dẫn của chuyên gia.

Các loại hệ thống quản lý chất lượng

QMS có thể dựa trên các tiêu chuẩn trong nước hoặc quốc tế. Các QMS khác nhau đáp ứng nhu cầu và kịch bản khác nhau và tổ chức có thể chọn chỉ triển khai một hoặc tích hợp kết hợp những phương pháp tiếp cận khác nhau. Các hệ thống quản lý chất lượng phổ biến nhất có thể kể tới gồm:

Các hệ thống theo tiêu chuẩn: Những hệ thống dựa trên các tiêu chuẩn đã được thiết lập, quy tắc và thông lệ đã được thống nhất, chẳng hạn như các chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO. ISO 9001 đưa ra các yêu cầu đối với Hệ thống quản lý chất lượng và cung cấp hướng dẫn cho các tổ chức muốn thực hiện hoặc cải tiến chiến lược quản lý chất lượng của mình.

Quản lý chất lượng toàn diện (TQM): TQM là triết lý quản lý tập trung vào sự hài lòng của khách hàng thông qua sự tham gia tích cực của mọi nhân viên. Mục tiêu của nó là hỗ trợ cải tiến liên tục chất lượng ở tất cả các cấp độ và chức năng kinh doanh.

Quản lý tinh gọn: Sự thiếu hiệu quả có thể dẫn đến lãng phí không cần thiết. Quản lý tinh gọn hướng tới tối đa hóa giá trị của khách hàng đồng thời giảm thiểu lãng phí bằng cách sử dụng các công cụ như sơ đồ dòng giá trị, giúp tinh chỉnh các quy trình của tổ chức để đạt hiệu quả tối ưu.

Six Sigma: Mặc dù sự hoàn hảo gần như không thể đạt được nhưng việc theo đuổi nó luôn rất đáng giá. Six Sigma sử dụng các kỹ thuật dựa trên dữ liệu để theo đuổi việc sản xuất các sản phẩm và dịch vụ gần như hoàn hảo, với tỷ lệ sai sót 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội, khá gần đến sự hoàn hảo.

Lợi ích của việc sử dụng hệ thống quản lý chất lượng

Có rất nhiều lý do để thiết lập QMS. Các quy trình được tiêu chuẩn hóa sẽ nâng cao hiệu quả và nâng cao năng suất thông qua việc giảm thiểu hoặc thậm chí loại bỏ những dư thừa và lãng phí. Ngăn ngừa lỗi giúp giảm chi phí liên quan đến việc làm lại hoặc loại bỏ.

Đánh giá QMS giúp nhận ra các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra, do đó giảm đáng kể rủi ro. Hơn nữa, QMS hợp lý hóa quy trình lưu giữ hồ sơ, với tài liệu được cải tiến tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy xuất nguồn gốc và trách nhiệm giải trình– đồng thời hỗ trợ tuân thủ quy định. QMS cũng có chức năng như một quy trình khắc phục sự cố, cung cấp các số liệu hiệu suất và kiểm tra tích hợp để phát hiện ra các điểm yếu, thiết lập nền tảng vững chắc để cải tiến.

Chất lượng nhất quán sẽ mang đến cho khách hàng sự hài lòng, hài lòng và trở thành đại sứ thương hiệu không chính thức trong cộng đồng của họ. Vì vậy, họ tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh hơn nữa và tiềm năng tăng thị phần. Bất kỳ ví dụ thực tế nào về QMS sẽ chứng minh điều này một cách khéo léo: Các công ty đã xây dựng hệ thống chất lượng thành công có nhiều khả năng đạt được mục tiêu kinh doanh của mình hơn, thúc đẩy hành trình của khách hàng có mức độ trung thành cao hơn, suôn sẻ hơn.

Tại sao hệ thống quản lý chất lượng lại quan trọng?

Mọi tổ chức đều mong muốn phấn đấu để đạt được sự xuất sắc. Bởi vì xét cho cùng, chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ là những gì khách hàng nhận được từ nó và sẵn sàng trả tiền. Quản lý chất lượng đóng một vai trò quan trọng trong việc mang lại trải nghiệm vượt trội, từ đó ảnh hưởng đến sự phát triển và hiệu quả hoạt động của công ty.

Dưới đây là các lý do chính đáng để tổ chức đầu tư vào hệ thống quản lý chất lượng:

• Danh tiếng thương hiệu: Tất nhiên, điều này là vô giá. Một thương hiệu có nhiều khả năng đạt được sự công nhận quốc tế hơn khi một tổ chức vượt qua các tiêu chuẩn chất lượng đã được thiết lập.
• Giữ chân khách hàng: Việc đáp ứng hoặc vượt quá nhu cầu và mong đợi của khách hàng một cách nhất quán sẽ thúc đẩy lòng trung thành. Khi các tiêu chuẩn cao được đáp ứng hoặc vượt qua, tại sao khách hàng lại tìm đến nơi khác?
• Tính bền vững trong kinh doanh: Việc liên tục cung cấp sự xuất sắc sẽ đảm bảo và duy trì nguồn cung cấp khách hàng ổn định. Kinh doanh bền vững và tạo ra chất thải tối thiểu là cách tốt nhất để phát triển và đảm bảo tương lai cho một tổ chức.
• Tuân thủ: Việc đáp ứng các tiêu chuẩn quy định, an toàn và chất lượng là điều bắt buộc và QMS sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này một cách liền mạch.
• Lợi thế cạnh tranh: Các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao hơn mang lại cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh trong thời điểm phức tạp.
• Sự gắn kết của nhân viên: Những nhân viên cảm thấy họ đang tham gia vào việc cải tiến chất lượng có xu hướng đạt được sự gắn kết và năng suất cao hơn.

Hành trình đến sự xuất sắc

Việc phát triển một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả không phải chuyện một sớm một chiều mà đòi hỏi phải lập kế hoạch và thực hiện cẩn thận. Vì vậy, một số bước quan trọng để thành công đối với một tổ chức bắt đầu hành trình QMS của mình là gì?

Đảm bảo cam kết của lãnh đạo: Xây dựng QMS đòi hỏi sự liên kết ở cấp điều hành.

Quy trình tài liệu: Xác định và ghi lại kỹ lưỡng các thủ tục tài liệu liên quan đến các quy trình chất lượng hiện có.

Xác định số liệu: Cần xác định số liệu theo dõi hiệu suất để đảm bảo chúng đáp ứng các yêu cầu QMS.

Đào tạo: Tất cả nhân viên sẽ cần được đào tạo ban đầu và liên tục để xây dựng sự hiểu biết và gắn kết với QMS.

Kiểm toán: Việc tự kiểm tra thường xuyên về các quy trình và thủ tục sẽ đảm bảo sự tuân thủ và thực hiện hiệu quả.

Đánh giá hiệu suất hệ thống: Thường xuyên đánh giá hiệu suất hệ thống để đưa ra những cải tiến khi cần thiết.

Điều quan trọng cần lưu ý là mặc dù các bước nêu trên cung cấp cái nhìn tổng quan ở cấp độ cao, việc xây dựng và duy trì QMS có tác động cần có nỗ lực và cam kết đáng kể trên nhiều lĩnh vực của tổ chức.

Trong thị trường cạnh tranh ngày nay, việc duy trì các tiêu chuẩn chất lượng cao là quan trọng hơn bao giờ hết. Với tư cách là chủ doanh nghiệp, bạn biết rằng khách hàng sẽ tiếp tục đến nếu họ biết rằng bạn sẽ cung cấp cho họ sản phẩm hoặc dịch vụ họ cần. Điều này đòi hỏi các quy trình của công ty phải đáng tin cậy, hiệu quả, đáng tin cậy và được sắp xếp hợp lý – điều chỉnh các mục tiêu kinh doanh và kết quả kinh doanh một cách nhất quán và xuất sắc. Mặc dù điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng làm thế nào để bạn đảm bảo một quy trình chính thức ghi lại từng bước, kết quả mong muốn, cách cải thiện và kết quả cuối cùng?

Hệ thống quản lý chất lượng có thể chính là giải pháp mà bạn đang tìm kiếm.

Nguồn: www.iso.org