Cải tiến, nâng cao năng suất là một hoạt động gắn liền và có ý nghĩa quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp, việc ứng dụng, sử dụng các phương pháp, công cụ mới để cải tiến, nâng cao năng suất đã trở thành một nhiệm vụ thường xuyên, cấp bách trong bối cạnh cạnh tranh giữa các công ty, các tổ chức kinh tế ngày càng gay gắt. Tuy nhiên một vấn đề lớn được các doanh nghiệp đặt ra đó là đâu sẽ là yếu tố quyết định đến việc áp dụng thành công các công cụ, phương pháp cải tiến năng suất. Trong năm 2020, Viện Năng suất Việt Nam triển khai thực hiện dự án hỗ trợ đào tạo và hướng dẫn thực hành phương pháp cải tiến liên tục Kaizen tại các doanh nghiệp sản xuất ngành công nghiệp theo đặt hàng của Bộ Công thương, từ kết quả của dự án, các chuyên gia tư vấn đã có đánh giá, tìm ra điểm chung của các công ty triển khai thành công và nhận thấy quyết tâm, tinh thần của đội ngũ lãnh đạo là nhân tố mang tính quyết định đến thành công của các dự án cải tiến. Một trong những doanh nghiệp mà dấu ấn của đội ngũ lãnh đạo để lại rất đậm nét trong thành công của dự án đó là công ty CP Acuracy.

Khái quát quá trình triển khai dự hỗ trợ đào tạo và hướng dẫn thực hành phương pháp cải tiến liên tục kaizen tại công ty CP Acuracy

          Quá trình triển khai dự án bao gồm 7 bước

          Bắt đầu dự án là việc thực hiện khảo sát thực trạng tại doanh nghiệp, sau khi lựa chọn công ty CP Acuracy là một trong các doanh nghiệp điểm tham gia dự, nhóm thực hiện dự án liên hệ với doanh nghiệp và thực hiện việc khảo sát hiện trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mục đích của việc khảo sát nhằm hiểu rõ những vấn đề doanh nghiệp đang phải đối mặt trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh. Cũng thông qua gặp gỡ, trao đổi, nhóm chuyên gia tư vấn đã thấy rõ quyết tâm rất lớn, ý chí và sự nỗ lực của lãnh đạo doanh nghiệp trong vấn đề cải tiến năng suất

          Để triển khai thành công dự án, yêu cầu cấp thiết là phải tổ chức được một đội cải tiến làm nòng cốt và đặt dưới sự bảo trợ, chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo doanh nghiệp.

          Sau khi nắm bắt hiện trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, nhóm thực hiện dự án hướng dẫn doanh nghiệp thành lập đội cải tiến hiện trường sản xuất. Để hoạt động cải tiến được duy trì và hoạt động lâu dài, doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động cải tiến một cách bài bản, có cơ cấu nhân sự ổn định. Đội cải tiến bao gồm Đội trưởng, thư ký và các thành viên. Đội cải tiến được sự bảo trợ của Lãnh đạo doanh nghiệp trong quá trình thực hành cải tiến liên tục.

          Nhóm thực hiện dự án tiến hành đào tạo cho Lãnh đạo công ty và thành viên đội cải tiến về khái niệm, cách tiếp cận và các phương pháp cải tiến liên tục hiện trường sản xuất. Ngoài ra các công cụ cải tiến liên tục cũng được đào tạo dựa trên tình huống thực tế và những vấn đề cần cải tiến của công ty. Qua các khóa đào tạo, nhận thức của thành viên đội cải tiến được nâng lên đáng kể. Đã không còn sự e ngại khi đề xuất những ý tưởng cải tiến, tinh thần cải tiến của mỗi cá nhân đã được khơi dậy. Hoạt động làm việc nhóm cũng được hiệu quả hơn. Đây chính là bước quan trọng nhất trong quá trình thực hành phương pháp cải tiến liên tục Kaizen.

          Đội cải tiến Kaizen đã lựa chọn một khu vực/ dây chuyền điểm để triển khai. Trên cơ sở thành công của dự án điểm sẽ nhân rộng ra toàn bộ các khu vực, bộ phận khác của doanh nghiệp. Nhóm thực hiện đã thống nhất lãnh đạo lựa chọn 01 khu vực và một số đề tài điểm để thực hành phương pháp cải tiến liên tục Kaizen.

          Sau khi đã thống nhất khu vực điểm, nhóm thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn các thành viên đội cải tiến phương pháp nhận diện lãng phí tại hiện trường sản xuất dựa trên 07 lãng phí cơ bản của Kaizen. Các thành viên đội cải tiến thực hành quan sát, trao đổi với công nhân tại xưởng sản xuất để phát hiện ra những vấn đề cần được cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất và tạo ra sự thuận tiện cho công nhân trong quá trình thực hiện.

          Khi vấn đề đã được xác định, các thành viên đội cải tiến được hướng dẫn làm việc nhóm, thu thập thông tin, số liệu và trao đổi, thảo luận về từng vấn đề, lãng phí đã được nhận diện. Kết quả là nhóm đã xác định và lựa chọn 05 đề tài cải tiến ưu tiên được thực hiện trước và thống nhất giải pháp cho từng đề tài cải tiến.

          Trên cơ sở các vấn đề và các giải pháp đã được lựa chọn, đội trưởng đội cải tiến phân công các thành viên chuẩn bị để trình bày trước lãnh đạo doanh nghiệp. Qua đó lãnh đạo thể hiện sự cam kết bảo trợ về vật chất cũng như tinh thần đối với hoạt động cải tiến liên tục Kaizen tại doanh nghiệp. Sau khi kết thúc buổi trình bày, đội cải tiến lên kế hoạch và triển khai thực hiện các giải pháp đã thống nhất và phê duyệt cho đến khi đạt được kết quả cụ thể.

          Khi mỗi thành viên đội cải tiến hoàn thành việc thực hiện các giải pháp, kết quả sẽ được ghi nhận bằng hình ảnh và được đo lường bằng các thông số kỹ thuật khác. Thư ký đội cải tiến tổng hợp các kết quả cụ thể bằng hình ảnh và các số liệu. Nếu kết quả đáp ứng mục tiêu đề ra, thành viên đội sẽ được yêu cầu chuẩn hóa thành các phương pháp cụ thể để có thể triển khai nhân rộng sang các khu vực khác.

          Bước cuối cùng là tổng kết đánh giá dự án, những thành công, những bài học kinh nghiệm và triển vọng thực hiện trong tương lai.

Vai trò mang tính quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp đối với thành công của việc áp dụng phương pháp cải tiến liên tục kaizen

          Thứ nhất, lãnh đạo doanh nghiệp quyết tâm và tổ chức huy động mọi nguồn lực tham gia thực hiện dự án, qua quá trình làm việc ban đầu với nhóm chuyên gia, ban lãnh đạo doanh nghiệp đã thể hiện mong muốn cũng như quyết tâm lớn trong việc triển khai học tập và áp dụng một phương pháp cải tiến năng suất tại doanh nghiệp. Cũng thông qua trao đổi với đội ngũ chuyên gia, ban lãnh đạo công ty đã cam kết huy động và sử dụng mọi nguồn lực hiện có của công ty để hoàn thành dự án, thực hiện một cách có hiệu quả, cam kết tạo mọi điều kiện thuận lợi để dội ngũ chuyên gia cũng như các thành viên của đội cải tiến làm việc, trao đổi và thực hiện các dự án cải tiến.

          Thư hai, lãnh đạo doanh nghiệp trực tiếp chỉ đạo hoạt động của đội cải tiến Kaizen, trực tiếp chấp bút đồng thuận với các giải pháp mà nhóm chuyên gia cũng như các thành viên của đội cải tiến đưa ra, giám sát, đôn đốc việc thực hiện các giải pháp này. Thực tế ở mọi tổ chức đó là dù các đề xuất của cấp dưới có phù hợp, khả thi đến đâu nhưng nếu không được lãnh đạo chấp thuận, không có sự ủng hộ của lãnh đạo thì nhưng đề xuất đó cũng không bao giờ được thực thi hoặc thực thi nhưng hiệu quả bị hạn chế. Tại công ty CP Acuracy lãnh đạo doanh nghiệp luôn theo sát hoạt động đào tạo cũng như hướng dẫn thực hành phương pháp cải tiến Kaizen, qua đó có đánh giá chính xác ngay từ đầu đối với mỗi giải pháp, sáng kiến, ý tưởng được đưa ra, với những sáng kiến, ý tưởng cải tiến có tính khả thi, phù hợp với điều kiện sản xuất của doanh nghiệp, lãnh đạo công ty nhanh chóng phê duyệt và có chỉ đạo quyết liệt để thực hiện, sẵn sàng cùng với cán bộ, công nhân viên tháo gỡ mọi khó khăn.

          Vai trò của lãnh đạo doanh nghiệp còn được thể hiện ở việc tạo mọi điều kiện thuận lợi để nhóm chuyên gia tư vấn cùng với đội cải tiến Kaizen của công ty làm việc. Với việc hai cơ quan ở xa nhau, nhóm chuyên gia tư vấn phải di chuyển quãng đường xa, cần huy động những cán bộ, công nhân có trình độ cao của công ty thực hiện nhiệm vụ đào tạo và cải tiên điều này ảnh hưởng ít nhiều đến tiến độ chung của nhiệm vụ sản xuất, song với tinh thần cải tiến năng suất là biện pháp sống còn, lãnh đạo doanh nghiệp đã tạo mọi điều kiện về thời gian, cơ sở vật chất để nhóm chuyên gia và đội cải tiến làm việc, thường xuyên cùng tham gia các khóa đào tạo, chia sẻ, lắng nghe tâm tư nguyện vọng của anh em công nhân, tiếp thu một cách cầu thị những khuyến nghị của các chuyên gia tư vấn.

          Thứ tư lãnh đạo doanh nghiệp trực tiếp đôn đốc tiến độ thực hiện các dự án cải tiến, trong quá trình thực hiện các dự án cải tiến có không ít cá nhân có tư tưởng ỷ lại, bảo thủ, làm cho quá trình thực hiện dự án bị cản trở. Trước những hiện tượng như vậy, lãnh đạo công ty đã theo sát tiến độ dự án, trực tiếp xuống từng phân xưởng đôn đốc, nhắc nhở, nghiêm khắc phê bình những cá nhân chưa làm hết trách nhiệm. Chính vì vậy mà tiến độ cũng như chất lượng của các dự án cải tiến được đảm bảo, hoàn thành mục tiêu đề ra ban đầu.

Qua thực tiễn triển khai hỗ trợ đào tạo và hướng dẫn thực hành phương pháp cải tiến liên tục Kaizen tại công ty CP Acuracy một lần nữa phải khẳng định vai trò quan trọng mang tính tiên quyết của lãnh đạo doanh nghiệp đối với thành công của dự án, đây cũng là bải học, là kinh nghiệm quý báu cho những doanh nghiệp khác khi triển khai thực hiện một phương pháp cải tiến năng suất mới để thực sự đạt được hiệu quả, thực sự mang lại diện mạo mới cho doanh nghiệp.