Doanh nghiệp có vai trò quan trọng cả về khía cạnh kinh tế và xã hội. Doanh nghiệp tạo ra các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ theo nhu cầu của thị trường, do vậy doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, nâng cao mức độ hiệu quả sử dụng nguồn lực của quốc gia. Ngoài ra, doanh nghiệp còn là chủ thể đóng góp lớn cho ngân sách nhà nước. Ở góc độ xã hội, doanh nghiệp có vai trò lớn trong việc tạo việc làm, tăng thu nhập và nâng cao đời sống cho người lao động. Doanh nghiệp còn là nơi tổ chức và hình thành nên quan hệ lao động và tổ chức văn hóa cho người lao động, góp phần hình thành nên quan hệ xã hội chung cho đất nước. Bởi vậy, nâng cao năng suất của doanh nghiệp sẽ đóng góp vào năng suất chung của toàn nền kinh tế.

Các yếu tố tác động tới năng suất doanh nghiệp

Theo mô hình lý thuyết của Mukherjee và Singh đề cập trong cuốn sách “Quản lý năng suất - Hướng dẫn thực hành” của Joseph Prokopenko do Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO) xuất bản năm 1992, có thể chia ra 2 nhóm yếu tố ảnh hưởng tới năng suất và doanh nghiệp: Nhóm yếu tố bên trong doanh nghiệp và Nhóm yếu tố bên ngoài doanh nghiệp.

Nhóm yếu tố bên ngoài là những yếu tố không thuộc tầm kiểm soát của một doanh nghiệp đơn lẻ và nhóm các yếu tố bên trong là những yếu tố thuộc tầm kiểm soát của doanh nghiệp. Các yếu tố bên ngoài bao gồm chính sách của chính phủ, thể chế, điều kiện kinh tế, xã hội, chính trị, môi trường kinh doanh, nguồn lực tài chính, năng lượng, nước, vận tải, viễn thông, nguyên liệu thô, v.v tác động tới năng suất và quá trình ra quyết định của doanh nghiệp, nhưng bản thân các doanh nghiệp không kiểm soát được những yếu tố này. Để có thể hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ các yếu tố bên ngoài tác động tới hoạt động của mình và xem xét trong quá trình lập chiến lược và ra quyết định quản lý. Ở góc độ tác động hỗ trợ nâng cao năng suất doanh nghiệp, Chính phủ sẽ xem xét các yếu tố này để đưa vào những chính sách, thể chế tạo điều kiện môi trường kinh doanh phát triển doanh nghiệp.

Trong khi những yếu tố bên ngoài doanh nghiệp không kiểm soát được trong ngắn hạn thì những yếu tố bên trong là đối tượng doanh nghiệp kiểm soát được bằng phương pháp quản trị doanh nghiệp.

Joseph Prokopenko (1992) cho rằng cải tiến năng suất trong doanh nghiệp là một chức năng và là kết quả của hệ thống quản lý tốt. Đồng thời, cải tiến năng suất là một quá trình thay đổi. Do đó, để cải thiện năng suất, cần phải quản lý sự thay đổi, điều này có nghĩa là thúc đẩy và tạo ra sự thay đổi, lập kế hoạch thay đổi đối với tất cả các yếu tố chính, bao gồm con người, thái độ và giá trị, kỹ năng, công nghệ và thiết bị, sản phẩm.

Cách tiếp cận hệ thống để quản lý năng suất dựa trên hai khái niệm cơ bản: tập trung vào đầu ra (kết quả của hệ thống) và sự tích hợp của tất cả các yếu tố của tổ chức thành một tổng thể. Quản lý hướng vào đầu ra sẽ linh hoạt và sẵn sàng hơn đối với những thay đổi. Trong quá trình cải tiến năng suất, cần có sự cam kết đầy đủ của người lao động đối với những thay đổi, do đó, nhà quản lý các chương trình năng suất sử dụng hai nhóm hoạt động chính có liên quan và hỗ trợ lẫn nhau: tạo động lực và áp dụng kỹ thuật. Hoạt động tạo động lực tạo ra và duy trì mong muốn cải thiện năng suất của người lao động, thông qua đào tạo, khuyến khích cải tiến. Hoạt động áp dụng kỹ thuật cung cấp các công cụ phân tích, tổ chức và kỹ thuật để tìm kiếm và thực hiện giải pháp.

Hình dưới đây thể hiện các yếu tố tác động tới năng suất doanh nghiệp, được chia thành bốn nhóm yếu tố như sau:

• Vòng ngoài cùng là yếu tố quốc tế;
• Vòng tiếp theo là các yếu tố cấp độ vĩ mô;
• Tiếp theo nữa là các yếu tố cấp độ tổ chức;
• Vòng trong cùng là các yếu tố cấp độ cá nhân.

Bất kỳ sự cải tiến nào của các yếu tố ở vòng ngoài sẽ có khả năng tác động tới các yếu tố ở vòng trong. Ví dụ, thay đổi tầm nhìn và cách quản lý sẽ ảnh hưởng tới tinh thần làm việc của người lao động trong tổ chức. Tương tự như vậy, sự thay đổi của chính sách kinh tế vĩ mô tạo ra môi trường cạnh tranh hơn sẽ tác động tới mọi tổ chức ở các mức độ khác nhau. Chủ động hội nhập quốc tế và các chính sách quốc gia tạo ra môi trường và cung cấp các phương tiện cho doanh nghiệp cải tiến hiệu quả hoạt động của họ, trong khi đó con người thực hành các cải tiến cụ thể trong cấp độ tổ chức. Các yếu tố có tầm quan trọng và mức độ ảnh hưởng khác nhau tới năng suất tùy vào tình huống cụ thể. Vì vậy, việc phân tích một cách thấu đáo bản chất của các yếu tố này và mức độ ảnh hưởng lẫn nhau của các yếu tố, cũng như đóng góp của các yếu tố tới cải tiến năng suất cần phải được tiến hành phù hợp với từng tình huống, đặt các yếu tố một cách tương ứng với tầm quan trọng của nó trong chiến lược cải tiến.

Ở góc độ doanh nghiệp, cải tiến năng suất là nỗ lực thích ứng với các yếu tố bên ngoài và phát triển các yếu tố bên trong. Dưới đây là những yếu tố được coi là cơ bản nhất trong cải tiến năng suất:

• Người lao động là nguồn gốc của cải tiến

Cải tiến năng suất là một quá trình tư duy và tạo ra sự thay đổi trong cách thiết kế, sản xuất, phân phối, sử dụng, duy trì và loại bỏ sản phẩm. Trong quá trình này, nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng nhất vì đây chính là nguồn có thể tạo ra được tư duy thay đổi và thực hiện các thay đổi.

Trong thời đại tri thức, sự sáng tạo và đổi mới được tổng hợp thành vũ khí cạnh tranh chủ yếu, thì vai trò của người lao động càng trở nên quan trọng. Cách mà người lao động nghĩ về tổ chức, vai trò của họ, mong muốn của họ, công việc của họ, giá trị và tầm nhìn của họ tạo ra hành vi và sự tham gia của họ và các quá trình của tổ chức. Vì vậy, có thể nói, người lao động trong tổ chức là nguồn gốc của năng suất, nghĩa là nền móng của cải tiến.

• Người quản lý định hướng cho hoạt động cải tiến

Người quản lý tạo ra các quyết định và lựa chọn các sản phẩm, dịch vụ, công nghệ, hệ thống, phương pháp, và trên tất cả là giá trị, động lực làm việc và phát triển nguồn nhân lực. Người quản lý thiết lập mục tiêu và định hướng cho tổ chức, tạo ra môi trường thúc đẩy năng suất và hiệu quả. Người quản lý cũng đan kết các vai trò khác nhau và đóng góp của các nguồn lực khác nhau thành một tổng thể chung phục vụ cho mục đích khách hàng và xã hội. Vai trò quản lý rất quan trọng trong việc xác định giá trị của tổ chức, qua đó hình thành văn hóa doanh nghiệp theo hướng cam kết cải tiến năng suất.

• Công nghệ và các quá trình đóng vai trò quan trọng

Yếu tố công nghệ đóng vai trò quan trọng trong cải tiến năng suất. Đương nhiên, với thiết bị cũ, công nghệ lạc hậu khó có thể có được năng suất cao. Trong điều kiện công nghệ sản xuất ra sản phẩm lỗi thời, tác động xấu tới môi trường thì càng không được coi là có năng suất.

Bên cạnh công nghệ, các quá trình kinh doanh cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc đạt tới năng suất cao. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng: bằng chứng của việc tiếp nhận công nghệ tiên tiến có tác động rất mạnh tới hiệu quả hoạt động. Nhưng sự kết hợp mang tính tích cực phản ánh tác động của công nghệ tới hiệu quả (khả năng cạnh tranh) của doanh nghiệp chính là hiệu quả trong quản lý (McGuckin, 1996). Nghiên cứu này cho thấy hiệu quả tác động của công nghệ có liên quan chặt chẽ tới năng lực quản lý và kỹ năng của lực lượng lao động. Nhiều quá trình kinh doanh dẫn đến tăng chi phí chứ không phải tăng giá trị. Tất cả các quá trình từ tạo ý tưởng đến thiết kế, sản xuất, giao hàng và dịch vụ sau bán hàng phải được đơn giản hóa nhất có thể để loại bớt sự kiểm soát mang tính quan liêu và các hoạt động không tạo ra giá trị.

Viện Năng suất Việt Nam